平均的な知識労働者は、毎週の3分の1から半分を会議で費やします。その時間の意味のあるチャンクは、2段落のメッセージで達成できたアウトカムを生み出します。誰も本来この状況を作ろうとしていません — それは会議が調整する必要があるレスポンスになったときに徐々に起こりました。
修正は会議を排除することではありません。本当にライブディスカッションが必要なものもあります。修正は目的に合わせて形式を合わせることです — 会議が正しいツールであると理解し、いつそれがそうではないか、そしてあなたが持つ人のために構造を実行することは彼らの時間を作る価値があります。
すべての会議が同じではありません。決定会議、ステータスアップデート、ブレインストーム、関係構築会話は、必要なことに関してはほぼ何も共通していません。同じ形式 — 60分、みんなを招待し、緩く構造化 — を使用することはなぜそんなに多くの会議が無駄に感じるかです。
| 会議の種類 | 非同期OK？ | 理想的なライブ形式 | 最大参加者 |
|---|---|---|---|
| 決定が必要 | 時々 | 25～45分。事前読み取りが必要。決定者が現在。書かれた決定で終わる | 5～6 |
| ステータスアップデート | 通常はい | ライブの場合：15分スタンドアップ、議論なし — ブロッカーを非同期スレッドに送信 | 8～10 |
| ブレインストーム | めったに | 最大60分。無音生成最初（5～10分）、その後共有とグループ。ファシリテーターが必要 | 4～7 |
| 関係/チェックイン | いいえ | 30分1対1。アジェンダが必要ありません。ウォーキングまたはコーヒーの形式がうまく機能 | 2 |
ステータスアップデート会議は、小規模ビジネスカレンダーで最も一般的で置き換え可能な会議です。それは存在して答えます：何が起こっているか、何が完了したか、何が詰まっているか？これらは書面で答えることができる質問で、非同期に読み、後で参照されることができます。
ステータスアップデートを会議として保つ議論は通常「しかし、人々はアップデートを読んでいません」です。それは文化と説明責任の問題であり、会議の問題ではありません。会議は人々が読まない文化の回避策です。解決策は文化を修正することですが、それを補うために毎週みんなの時間に税金を課すことではありません。
毎週のステータス会議を、毎週月曜日に投稿された短い書かれた更新に置き換えてください。1ヶ月以内に、ほとんどのチームはそれを好むと報告しています — 彼らは5分の時間があるときそれを読むことができ、彼らに関連する部分をスキムし、3週間前に何が起こっていたかを覚える必要があるときそれに戻ることができます。
本当のタイムバック — 情報がすべて一人の頭にはない、異なる視点が結論が可能になる前に相互作用する必要があります — 本当に同期ディスカッションから恩恵を受けます。しかし、ほとんどの決定会議は参加者が冷たく到着するため失敗します。
プリリードは、重要な決定会議のために交渉不可能です。会議を呼び出す人は、1ページのブリーフを流回すべきです：私たちが決定していること、検討中のオプション、主要なトレードオフ、および推奨。参加者は入る前にそれを読んでいるべきです。会議はその後、推奨の議論と改善のためのものです — 問題が初めて説明されるのを聞くためのものではありません。
標準的なブレインストーミング — ホワイトボードでアイデアを投げて、最も大きな声が結果を形作る — クリエイティブ思考を生み出すための最も効果的でない方法の1つです。研究は一貫して個人がグループ内よりも独立して、グループシンク、社会的圧力、および初期のアイデアへの固定によって独立した思考を抑制するため、より多くのより良いアイデアを生成することを示しています。
より良い形式：問題を事前に共有します。各人に会議の前に彼らのトップ3つのアイデアを書くように頼む。沈黙した個人生成（新しい何でも表面化させるために）でミーティングを開始します。その後共有とグループ — ファシリテーターの仕事は、最も静かな声のためにスペースを作成することです。なぜなら、部屋で最高のアイデアは、最も自信を持つ人に付属していないです。
形式を超えて、いくつかの習慣は会議の品質に大きな違いを作ります：
6人の60分の会議は1時間の費用がかかりません。それは6時間の集合的な時間と、焦点を当てた仕事から各人を引き出すコンテキスト切り替えコストを費やします。週4時間の会議があるチーム当たり10人のチームの場合、それは毎週毎週40時間 — 完全な人の作業週 — が会議で費やされています。これらの時間のどのくらいが別の方法で達成できなかった結果を生み出していますか？
これはすべての会議に反対する議論ではありません。それは、会議の時間を高い資源として扱い、他の重要なビジネス支出と同じくらい意図的であることについての議論です。