El treballador de coneixements mitjà passa entre un terç i la meitat de la seva setmana laboral en reunions. Una quantitat significativa de aquest temps produeix resultats que haurien pogut assolir-se amb un missatge de dos paràgrafs. Ningú no es proposava crear aquesta situació. Va passar gradualment, a mesura que les reunions es convertien en la resposta per defecte a qualsevol necessitat de coordinar-se.
La solució no és eliminar les reunions. Algunes coses genuïnament necessiten discussió en viu. La solució és fer coincidir el format amb l'objectiu. Entendre quan una reunió és l'eina correcta i quan no ho és, i executar les que tens amb suficient estructura per fer que valgui la pena el temps.
No totes les reunions són iguals. Una reunió de decisió, una actualització d'estatus, una sessió de brainstorming, i una conversa de construcció de relacions gairebé no tenen res en comú en termes de el que requereixen. Usar el mateix format (seixanta minuts, tothom convidats, estructura ampia) per a tots és per què tantes reunions semblen una pèrdua.
| Tipus de reunió | ¿Async OK? | Format en viu ideal | Max assistents |
|---|---|---|---|
| Decisió necessària | De vegades | 25–45 min; pre-lectura requerida; responsable de decisió present; finalitzar amb decisió escrita | 5–6 |
| Actualització d'estatus | Habitualment sí | Si en viu: 15 min standup, sense discussió. Enviar blocants a fil async | 8–10 |
| Brainstorming | Rarament | 60 min màx; generació silenciosa primer (5–10 min), llavors compartir i agrupar; facilitador requerit | 4–7 |
| Relació / check-in | No | 30 min 1:1; sense agenda necessària; format caminant o café funciona bé | 2 |
La reunió d'actualització d'estatus és la reunió més comuna i més substituïble en el calendari de petit negoci. Existeix per respondre: què està passant, què es fa, què està aturat? Aquestes són preguntes que es poden respondre per escrit, llegir asincrònicament, i referir-se més tard.
L'argument per mantenir les actualitzacions d'estatus com a reunions és habitualment "però llavors la gent no llegeix les actualitzacions." Això és un problema de cultura i responsabilitat, no un problema de reunió. La reunió és una solució per a una cultura on la gent no llegeix. La solució és arreglar la cultura, no establir un impost al temps de tothom setmanalment per compensar-ho.
Reemplaça la reunió d'estatus setmanal amb una breu actualització escrita publicada cada dilluns. En l'espai d'un mes, la majoria dels equips informen que la prefereixen. Poden llegir-la quan tenen cinc minuts, explorar les parts rellevants per a ells, i referir-se enrere quan necessitin recordar el que estava passant fa tres setmanes.
Les decisions que requereixen diàleg en temps real (on la informació no està en la cap d'una persona, on les perspectives diferents necessiten interactuar abans que sigui possible una conclusió) genuïnament es beneficien de discussió síncrona. Però la majoria de reunions de decisió fracassen perquè els participants arriben sense preparació.
La pre-lectura és innegociable per a qualsevol reunió de decisió que importi. La persona que crida a la reunió hauria de circular un breu d'una pàgina: el que estem decidint, les opcions sota consideració, els canvis clau, i una recomanació. Els assistents haurien de haver-la llegit abans d'entrar. La reunió és llavors per a discussió i refinament de la recomanació, no per escoltar el problema descrit per primera vegada.
El brainstorming estàndard (tirar idees a una pissarra, la veu més fuerte forma el resultat) és una de les maneres menys efectives de generar pensament creatiu. La investigació consistentment mostra que els individus generen més i millors idees separadament que en un grup, perquè el pensament de grup, la pressió social, i l'ancoratge a idees primerenques suprimeix el pensament independent.
Un format millor: compartir el problema per endavant. Demana a cada persona que escrigui les seves tres idees principals abans de la reunió. Comença la reunió amb cinc a deu minuts de generació individual silenciosa (per a surface qualsevol cosa nova). Llavors comparteix i agrupa. I el treball del facilitador és específicament crear espai per a veus més callades, perquè la millor idea a la sala sovint no és la que està adjunta a la persona més segura.
Més allà del format, alguns hàbits fan una gran diferència en la qualitat de la reunió:
Una reunió de seixanta minuts amb sis persones no costa una hora. Costa sis hores de temps col·lectiu, més el cost de canvi de context de tirar cada persona lejos del treball enfocat. Per a un equip de deu persones que té quatre hores de reunions per setmana, això són quaranta hores. Una setmana laboral completa. Gasta cada setmana en reunions. Quantes d'aquestes hores produeixen resultats que no haurien pogut assolir-se d'una altra manera?
Això no és un argument contra totes les reunions. És un argument per tractar el temps de reunió com el recurs car que és, i ser tan deliberat sobre el que és com ets sobre qualsevol altra despesa empresarial significativa.