עובד ידע ממוצע מבלה בין שליש למחצית מהשבוע העבודה שלו בפגישות. חלק משמעותי מהזמן הזה מייצר תוצאות שהיו יכולות להיות מושגות עם הודעת שתי פסקאות. לא אחד התכוון ליצור את המצב הזה - זה קרה בהדרגה, כאשר פגישות הפכו לתגובת ברירת המחדל לכל צורך של תיאום.
ההשתלמות אינה בביטול פגישות. חלק מהדברים באמת צריכים דיון חי. ההשתלמות היא להתאים את הפורמט למטרה - להבין מתי פגישה היא הכלי הנכון ומתי היא לא, ולהנהל את אלה שיש לך עם מספיק מבנה כדי שהיא תהיה שווה את הזמן.
לא כל הפגישות זהות. פגישת החלטה, עדכון סטטוס, סערת מוחות, ושיחת בניית יחסים כמעט שאין להם כלום משותף מבחינת מה הם דורשים. שימוש באותו פורמט - שישים דקות, כולם מוזמנים, בנוי רופף - לכולם היא למה כל כך הרבה פגישות מרגישות כמו בזבוז.
| סוג הפגישה | אסינכרוני בסדר? | פורמט חי אידיאלי | המשתתפים המקסימליים |
|---|---|---|---|
| נדרשת החלטה | לפעמים | 25–45 דקות; קריאה מקדימה נדרשת; מקבל ההחלטה קיים; סיים עם החלטה כתובה | 5–6 |
| עדכון סטטוס | בדרך כלל כן | אם חי: 15 דקות standup, ללא דיון — שלח חסמים לחוט אסינכרוני | 8–10 |
| סערת מוחות | לעתים נדירות | 60 דקות מקס; דור שקט ראשון (5–10 דקות), אחר כך שתף וקבץ; מנחה נדרש | 4–7 |
| יחסים / בדיקה | לא | 30 דקות 1:1; לא צריך סדר יום; הליכה או פורמט קפה עובדים טוב | 2 |
פגישת העדכון הסטטוס היא הפגישה הנפוצה והניתנת להחלפה ביותר בלוח השנה של עסק קטן. הוא קיים לתשובה: מה קורה, מה סיים, מה תקוע? אלה שאלות שיכולות להיענות בכתב, להיקרא בצורה אסינכרונית, וצוטטו מאוחר יותר.
הטיעון לשמירה על עדכוני סטטוס כפגישות הוא בדרך כלל "אבל אז אנשים לא קוראים את העדכונים." זה בעיה תרבות ואחריות, לא בעיה בפגישה. הפגישה היא דרך עקיפה לתרבות שבה אנשים לא קוראים. הפתרון הוא לתקן את התרבות, לא להטיל על כולם זמן שבועי כדי לפצות על זה.
החלף את פגישת הסטטוס השבועית בעדכון קצר וכתוב המפורסם כל שני בבוקר. תוך חודש, רוב הצוותים מדווחים שהם מעדיפים את זה - הם יכולים לקרוא את זה כשיש להם חמש דקות, לדלג על החלקים הרלוונטיים להם, ולהתייחס אليו כשהם צריכים לזכור מה קרה שלוש שבועות אחורה.
החלטות הדורשות זמן אמת הלוך ובחזור - שבהן המידע לא בכל ראש אדם אחד, שבו פרספקטיבות שונות צריכות ליצור אינטראקציה לפני שמסקנה אפשרית - באמת להטב מדיון סינכרוני. אבל רוב פגישות ההחלטה נכשלות כי המשתתפים מגיעים קר.
הקריאה המקדימה היא בלתי סטיה לכל פגישת החלטה שחשובה. האדם הזועק את הפגישה צריך להפיץ סיכום דף אחד: מה אנחנו מחליטים, האפשרויות הנחשבות, החילופים הממשיים, והמלצה. המשתתפים צריכים להיות קראו את זה לפני הליכה בתוך. הפגישה היא אז לדיון וטיוטוף ההמלצה - לא לשמוע את הבעיה המתוארת בפעם הראשונה.
סערת מוחות סטנדרטית - זרוק רעיונות בלוח לבן, הקול הזועק מעצב את התוצאה - היא אחת הדרכים הפחות יעילות ליצור חשיבה יצירתית. מחקר ברציפות מראה כי יחידים יוצרים יותר וטוב יותר רעיונות בנפרד מאשר בקבוצה, כי groupthink, לחץ חברתי, ועגן לרעיונות מוקדמים דוכאים חשיבה עצמאית.
פורמט טוב יותר: שתף את הבעיה מראש. בקש מכל אדם לכתוב את שלוש הרעיונות המובילים שלהם לפני הפגישה. התחל את הפגישה עם חמש עד עשר דקות של דור שקט יחיד (כדי להציץ כל דבר חדש). אחר כך שתף וקבץ - וכל הקוד של המנחה הוא במיוחד ליצור מקום לקולות שקטים יותר, כי הרעיון הטוב ביותר בחדר הוא לעתים קרובות לא אחד המצורף לאדם הבטוח ביותר.
מעבר לפורמט, כמה הרגלים יוצרים הבדל גדול בתכנון הפגישה:
פגישה שישים דקות עם שישה אנשים לא עולה שעה אחת. זה עולה שש שעות של זמן קולקטיבי, בתוספת עלות ההחלפת ההקשר של שימור כל אדם מעבודה ממוקדת. לצוות של עשרה אנשים שיש לו ארבע שעות של פגישות בשבוע, זה ארבעים שעות - שבוע עבודה של אדם אחד - שהוצא כל שבוע בפגישות. כמה מהשעות הללו מייצרות תוצאות שלא היו יכולות להיות מושגות בדרך אחרת?
זה לא טיעון נגד כל הפגישות. זה טיעון לטיפול בזמן הפגישה כמשאב היקר שהוא, ולהיות זהיר לגביו כמו שאתה לכל הוצאה עסקית משמעותית אחרת.