Muncitorul mediu din cunoaștere petrece între o treime și jumătate din săptămâna de lucru în întâlniri. O parte semnificativă din acel timp produce rezultate care ar fi putut fi realizate cu un mesaj de două paragrafe. Nimeni nu a intenționat să creeze această situație – s-a întâmplat gradual, pe măsură ce întâlnirile au devenit răspunsul implicit la orice nevoie de coordonare.
Soluția nu este să elimini întâlnirile. Unele lucruri genuinely au nevoie de discuție în timp real. Soluția este să potrivești formatul cu scopul – să înțelegi când o întâlnire este instrumentul potrivit și când nu, și să conduci pe cele pe care le ții cu suficiență de structură pentru a le face demne de timp.
Nu toate întâlnirile sunt la fel. O întâlnire de luare a deciziilor, o actualizare de stare, un brainstorm și o conversație de construire a relațiilor au aproape nimic în comun în ceea ce privește ceea ce necesită. Folosirea aceluiași format – șaizeci de minute, toată lumea invitată, slab structurate – pentru toate este motivul pentru care atât de multe întâlniri se simt ca o risipă.
| Tip de întâlnire | Asincron OK? | Format ideal în timp real | Max participanți |
|---|---|---|---|
| Decizie necesară | Uneori | 25–45 min; pre-lectură obligatorie; cine ia decizia prezent; se încheie cu o decizie scrisă | 5–6 |
| Actualizare de stare | De obicei da | Dacă în timp real: 15 min standup, fără discuție – trimiteti blocajele la fir asincron | 8–10 |
| Brainstorm | Rareori | 60 min max; generare în tăcere mai întâi (5–10 min), apoi partajare și grupare; facilitator necesar | 4–7 |
| Relație / check-in | Nu | 30 min 1:1; fără agendă necesară; formatul de plimbare sau cafea funcționează bine | 2 |
Întâlnirea de actualizare de stare este cea mai comună și cea mai înlocuibilă întâlnire din calendarul unei mici afaceri. Există pentru a răspunde: ce se întâmplă, ce s-a făcut, ce este blocat? Acestea sunt întrebări care pot fi răspunse în scris, citite asincron și citate mai târziu.
Argumentul pentru a menține actualizări de stare ca întâlniri este de obicei "dar atunci oamenii nu citesc actualizările." Aceasta este o problemă de cultură și responsabilitate, nu o problemă de întâlnire. Întâlnirea este o rezolvare de ocolire a unei culturi în care oamenii nu citesc. Soluția este să remedii cultura, nu să taxezi timpul tuturor în fiecare săptămână pentru a o compensa.
Înlocuiți întâlnirea de stare hebdomadală cu o actualizare scurtă scrisă postată în fiecare luni. În decurs de o lună, majoritatea echipelor raportează că o preferă – pot s-o citească atunci când au cinci minute, pot ignora piese nerelevante, și pot reveni la ea atunci când trebuie să-și amintească ce se întâmplau trei săptămâni în urmă.
Deciziile care necesită comunicare în timp real – în care informația nu este în capul unei persoane, unde diferite perspective trebuie să se interacționeze înainte de a ajunge la o concluzie – beneficiază cu adevărat de discuția sincronă. Dar majoritatea întâlnirilor de decizie eșuează pentru că participanții ajung nepregătiți.
Pre-lectura este obligatorie pentru orice întâlnire de decizie care contează. Persoana care convoaca întâlnirea ar trebui să distribuie un memoriu de o pagină: ce decidem, opțiunile luate în considerare, principalele compromisuri și o recomandare. Participanții ar trebui să-l fi citit înainte de a intra. Întâlnirea este apoi pentru discuție și rafinare a recomandării – nu pentru a auzi problema descrisă pentru prima dată.
Brainstormingul standard – aruncă idei la o tablă, cea mai gălăgioasă voce dă formă rezultatului – este una din cele mai puțin eficiente moduri de a genera gândire creativă. Cercetarea arată consistent că indivizii generează mai multe și mai bune idei separat decât într-un grup, pentru că gândirea de grup, presiunea socială și ancorarea la ideile timpurii suprimă gândirea independentă.
Un format mai bun: partajează problema în avans. Cere fiecărei persoane să-și noteze top trei idei înainte de întâlnire. Începe întâlnirea cu cinci până la zece minute de generare individuală în tăcere (pentru a ridica ceva nou). Apoi partajează și grupează – și jobul facilitatorului este specific să creeze spațiu pentru voci mai liniștite, pentru că cea mai bună idee din cameră nu este adesea aceea atașată la cea mai sigură persoană.
Dincolo de format, câteva obiceiuri fac o diferență mare în calitatea întâlnirii:
O întâlnire de șaizeci de minute cu șase oameni nu costă o oră. Costa șase ore de timp colectiv, plus costul comutării contextului de a-i trage pe fiecare departe din munca focalizată. Pentru o echipă de zece oameni care are patru ore de întâlniri pe săptămână, aceasta este patruzeci de ore – o săptămână de lucru completă – petrecut în fiecare săptămână în întâlniri. Câte din acele ore produc rezultate care nu ar fi putut fi realizate într-un alt mod?
Aceasta nu este un argument împotriva tuturor întâlnirilor. Este un argument pentru a trata timp de întâlnire ca resursă scumpă este și a fi la fel de deliberat despre ea pe cât ești cu orice altă cheltuire importantă de afaceri.