Ο μέσος γνώσης εργαζόμενος αφιερώνει περίπου ένα τρίτο με τα μισά της εργάσιμης εβδομάδας σε συσκέψεις. Ένα σημαντικό μέρος αυτού του χρόνου παράγει αποτελέσματα που θα μπορούσαν να επιτευχθούν με ένα δύο παράγραφο μήνυμα. Κανείς δεν σκόπευε να δημιουργήσει αυτήν την κατάσταση — συνέβη σταδιακά, καθώς οι συσκέψεις έγιναν η προεπιλεγμένη απάντηση σε οποιαδήποτε ανάγκη συντονισμού.
Η λύση δεν είναι να εξαλείψουμε τις συσκέψεις. Κάποια πράγματα πράγματι χρειάζονται ζωντανή συζήτηση. Η λύση είναι να ταιριάξουμε τη μορφή με τον σκοπό — να καταλάβουμε πότε μια σύσκεψη είναι το σωστό εργαλείο και πότε δεν είναι, και να διεξάγουμε τις συσκέψεις που διεξάγουμε με αρκετή δομή ώστε να αξίζει το χρόνο.
Δεν είναι όλες οι συσκέψεις ίδιες. Μια σύσκεψη απόφασης, ενημέρωση κατάστασης, καταιγισμός ιδεών και συζήτηση κατασκευής σχέσης δεν έχουν σχεδόν τίποτα κοινό σε σχέση με το τι απαιτούν. Η χρήση της ίδιας μορφής — 60 λεπτά, όλοι οι καλεσμένοι, χαλαρά δομημένη — για όλες είναι το γιατί τόσες πολλές συσκέψεις αισθάνονται σαν απώλεια.
| Τύπος σύσκεψης | Ασύγχρονο Ενταξει; | Ιδανική ζωντανή μορφή | Μέγ. συμμετέχοντες |
|---|---|---|---|
| Απόφαση απαιτείται | Μερικές φορές | 25–45 λεπτά· προαναγνωρισμένη ανάγνωση· ο λήπτης απόφασης παρών· λήξη με γραπτή απόφαση | 5–6 |
| Ενημέρωση κατάστασης | Συνήθως ναι | Εάν ζωντανό: 15 λεπτών standstup, χωρίς συζήτηση — αποστείλετε τα εμπόδια σε ασύγχρονο νήμα | 8–10 |
| Καταιγισμός ιδεών | Σπάνια | Μέγ. 60 λεπτά· ήσυχη παραγωγή πρώτα (5–10 λεπτά), μετά ανταλλαγή και ομάδα· απαιτείται διευκολυντής | 4–7 |
| Σχέση / έλεγχος | Όχι | 30 λεπτών one-to-one· δεν χρειάζεται ημερήσια διάταξη· πεζοπορία ή μορφή καφέ δουλεύει καλά | 2 |
Η σύσκεψη ενημέρωσης κατάστασης είναι η πιο κοινή και πιο αντικαταστάσιμη σύσκεψη σε ένα ημερολόγιο μικρής επιχείρησης. Υπάρχει για να απαντήσει: τι συμβαίνει, τι τελειώθηκε, τι έχει κολλήσει; Αυτές είναι ερωτήσεις που μπορούν να απαντηθούν γραπτώς, να διαβαστούν ασύγχρονα και να αναφερθούν αργότερα.
Το επιχείρημα για να κρατήσουμε τις ενημερώσεις κατάστασης ως συσκέψεις είναι συνήθως "αλλά τότε οι άνθρωποι δεν διαβάζουν τις ενημερώσεις." Αυτό είναι πρόβλημα πολιτισμού και λογοδοσίας, όχι πρόβλημα συσκέψης. Η σύσκεψη είναι ένα παρακάμψιμο για έναν πολιτισμό όπου οι άνθρωποι δεν διαβάζουν. Η λύση είναι να επιδιορθώσουμε τον πολιτισμό, όχι να φορολογούμε το χρόνο όλων εβδομαδιαίως για να αποζημιώσουμε.
Αντικαταστήστε τη συσκέψη εβδομαδιαίας ενημέρωσης κατάστασης με μια σύντομη γραπτή ενημέρωση που δημοσιεύεται κάθε Δευτέρα. Εντός ενός μήνα, οι περισσότερες ομάδες αναφέρουν ότι το προτιμούν — μπορούν να το διαβάσουν όταν έχουν πέντε λεπτά, να σκιμάρουν τα μέρη που τους ενδιαφέρουν και να ανατρέξουν σε αυτό όταν χρειάζεται να θυμηθούν τι συνέβαινε τρεις εβδομάδες πριν.
Οι αποφάσεις που απαιτούν πραγματική ανταλλαγή σε πραγματικό χρόνο — όπου οι πληροφορίες δεν είναι όλες στο κεφάλι ενός ατόμου, όπου διαφορετικές απόψεις πρέπει να αλληλεπιδράσουν πριν να είναι δυνατό ένα συμπέρασμα — πράγματι επωφελούνται από σύγχρονη συζήτηση. Ωστόσο, οι περισσότερες συσκέψεις απόφασης αποτυγχάνουν επειδή οι συμμετέχοντες φτάνουν κρύες.
Η προ-ανάγνωση είναι μη αποδεκτή για οποιαδήποτε σύσκεψη απόφασης που σημαίνει. Το άτομο που ζητά τη συσκέψη θα πρέπει να διανείμει ένα σύντομο σημείωμα μιας σελίδας: τι αποφασίζουμε, τις επιλογές υπό εξέταση, τις κύριες ανταγωνισμούς και μια σύσταση. Οι παρευρισκόμενοι θα πρέπει να το έχουν διαβάσει πριν εισέλθουν. Η συσκέψη είναι τότε για συζήτηση και τελειοποίηση της σύστασης — όχι για να ακούσουν το πρόβλημα που περιγράφεται για πρώτη φορά.
Ο κανονικός καταιγισμός ιδεών — πέταξε ιδέες σε έναν πίνακα λευκού χρώματος, το δυνατότερο φωνή διαμορφώνει το αποτέλεσμα — είναι ένας από τους λιγότερο αποτελεσματικούς τρόπους δημιουργικής σκέψης. Η έρευνα δείχνει συνεχώς ότι τα άτομα δημιουργούν περισσότερες και καλύτερες ιδέες χωριστά από ό, τι σε μια ομάδα, επειδή σκέψη ομάδας, κοινωνική πίεση και αγκύρωση σε πρώιμες ιδέες καταστέλλουν ανεξάρτητη σκέψη.
Μια καλύτερη μορφή: μοιράστε το πρόβλημα εκ των προτέρων. Ζητήστε από κάθε άτομο να γράψει τις τρεις κορυφαίες ιδέες του πριν τη συσκέψη. Ξεκινήστε τη συσκέψη με πέντε έως δέκα λεπτά ήσυχης ατομικής παραγωγής (για να εκθέσετε οτιδήποτε νέο). Στη συνέχεια μοιράστε και ομάδα — και η δουλειά του διευκολυντή είναι συγκεκριμένα να δημιουργήσει χώρο για ήσυχες φωνές, επειδή η καλύτερη ιδέα στο δωμάτιο είναι συχνά όχι αυτή που συνδέεται με το πιο σίγουρο άτομο.
Πέρα από τη μορφή, λίγες συνήθειες κάνουν μεγάλη διαφορά στην ποιότητα της συσκέψης:
Μια 60 λεπτών συσκέψη με έξι άτομα δεν κοστίζει μια ώρα. Κοστίζει έξι ώρες συλλογικού χρόνου, συν το κόστος εναλλαγής πλαισίου της απομάκρυνσης κάθε ατόμου από εστιασμένη εργασία. Για μια ομάδα 10 ατόμων που έχει τέσσερις ώρες συσκέψεων ανά εβδομάδα, αυτό είναι 40 ώρες — μια πλήρη εργάσιμη εβδομάδα — που ξοδεύονται κάθε μία εβδομάδα. Πόσες από αυτές τις ώρες παράγουν αποτελέσματα που δεν θα μπορούσαν να επιτευχθούν με άλλο τρόπο;
Αυτό δεν είναι ένα όρισμα ενάντια σε όλες τις συσκέψεις. Είναι ένα όρισμα για να αντιμετωπίσουμε το χρόνο συσκέψης ως το ακριβό πόρο που είναι, και να είμαστε τόσο σκόπιμοι γι 'αυτό όσο είστε για οποιαδήποτε άλλη σημαντική δαπάνη επιχειρήσεων.