คนงานความรู้โดยเฉลี่ยใช้เวลาที่ไหนสักแห่างระหว่างหนึ่งในสามและครึ่งหนึ่งของสัปดาห์ทำงานของพวกเขาในการประชุม ส่วนหนึ่งที่มีความหมายของเวลาดังกล่าวสร้างผลลัพธ์ที่อาจได้รับจากข้อความสองย่อหน้า ไม่มีคนตั้งใจให้สร้างสถานการณ์นี้ — มันเกิดขึ้นทีละน้อย เมื่อการประชุมกลายเป็นการตอบสนองเริ่มต้นต่อความต้องการในการประสานงาน
การแก้ไขไม่ใช่การกำจัดการประชุมทั้งหมด สิ่งบางอย่างจริง ๆ ต้องการการอภิปรายแบบสด เพื่อให้ลงตัว มันจับคู่รูปแบบกับวัตถุประสงค์ — เพื่อให้เข้าใจเมื่อการประชุมเป็นเครื่องมือที่เหมาะสมและเมื่อไม่ใช่ และเพื่อจัดการการประชุมที่คุณทำด้วยโครงสร้างเพียงพอที่จะทำให้พวกเขาคุ้มค่า
ไม่ใช่การประชุมทั้งหมดที่เหมือนกัน การประชุมการตัดสินใจ การอัปเดตสถานะ การสร้างสรรค์ และการสนทนาเกี่ยวกับความสัมพันธ์ไม่มีอะไรที่เหมือนกันเลยในแง่ของสิ่งที่พวกเขาต้องการ การใช้รูปแบบเดียวกัน — หกสิบนาที ทุกคนเชิญ โครงสร้างหลวม ๆ — สำหรับทั้งหมดเหล่านี้ คือทำไมการประชุมจำนวนมากดูเหมือนเป็นการเสียเวลา
| ประเภทการประชุม | Async ตกลง? | รูปแบบสดในอุดมคติ | ผู้เข้าร่วมสูงสุด |
|---|---|---|---|
| ต้องการการตัดสินใจ | บางครั้ง | 25–45 นาที; อ่านล่วงหน้าจำเป็น; ผู้ตัดสินใจมีอยู่; สิ้นสุดด้วยการตัดสินใจที่เขียนไว้ | 5–6 |
| อัปเดตสถานะ | มักจะใช่ | ถ้าสด: 15 นาที standup ไม่มีการอภิปรายส่ง blockers ไปสาระบบ async | 8–10 |
| การสร้างสรรค์ | ไม่บ่อย | 60 นาที สูงสุด; การสร้างแบบเงียบก่อน (5–10 นาที) จากนั้นแบ่งปัน และกลุ่ม; ต้องอำนวยการ | 4–7 |
| ความสัมพันธ์ / ตรวจสอบ | ไม่ | 30 นาที 1:1; ไม่จำเป็นต้องมีลำดับการประชุม; การเดินหรือรูปแบบกาแฟทำงานได้ดี | 2 |
การประชุมการอัปเดตสถานะเป็นการประชุมที่พบมากที่สุดและเปลี่ยนแปลงได้มากที่สุดในปฏิทินธุรกิจขนาดเล็ก มันมีอยู่เพื่อตอบ: เกิดอะไรขึ้น ทำเสร็จแล้ว ติดขัด คำถามเหล่านี้สามารถตอบได้ในการเขียน อ่านแบบ async และอ้างถึงในภายหลัง
การโต้แย้งสำหรับการรักษาการอัปเดตสถานะเป็นการประชุมมักจะ "แล้วคนก็ไม่อ่านการอัปเดต" นั่นเป็นปัญหาวัฒนธรรมและความรับผิดชอบ ไม่ใช่ปัญหาการประชุม การประชุมเป็นวิธีแก้ปัญหาสำหรับวัฒนธรรมที่คนไม่อ่าน วิธีแก้ไขคือแก้ไขวัฒนธรรม ไม่ใช่ที่จะเก็บเวลาของทุกคนตั้งแต่สัปดาห์เพื่อชดเชยมัน
แทนที่การประชุมการอัปเดตสถานะประจำสัปดาห์ด้วยการอัปเดตที่เขียนไว้สั้น ๆ ที่โพสต์ทุกวันจันทร์ ภายในเดือน ทีมส่วนใหญ่รายงานว่าพวกเขาชอบมัน — พวกเขาสามารถอ่านได้เมื่อมีห้านาที ข้ามส่วนที่เกี่ยวข้องกับพวกเขา และอ้างถึงกลับไปเมื่อพวกเขาต้องการจำตัวเลขสามสัปดาห์ที่แล้ว
การตัดสินใจที่ต้องการการแลกเปลี่ยนความคิดแบบสดจริง — ที่ข้อมูลไม่ได้อยู่ในหัวคนเดียว ที่มุมมองที่แตกต่างกันต้องมีปฏิสัมพันธ์ก่อนที่จะมีข้อสรุป — ได้รับประโยชน์อย่างแท้จริงจากการอภิปรายแบบสิงโครนัส แต่การประชุมการตัดสินใจส่วนใหญ่ล้มเหลวเพราะผู้เข้าร่วมมาถึงเย็นขรึม
การอ่านล่วงหน้าไม่สามารถเจรจาได้สำหรับการประชุมการตัดสินใจใด ๆ ที่สำคัญ บุคคลที่เรียกการประชุมควรแจกจ่ายบรีฟหน้าเดียว: สิ่งที่เรากำลังตัดสินใจ ตัวเลือกที่อยู่ระหว่างการพิจารณา การแลกเปลี่ยนที่สำคัญ และการแนะนำ ผู้เข้าร่วมควรอ่านก่อนเข้า การประชุมจะสำหรับการอภิปรายและการปรับแต่งการแนะนำ — ไม่ใช่การได้ยินปัญหาที่อธิบายเป็นครั้งแรก
การสร้างสรรค์มาตรฐาน — โยนแนวคิดไปที่กระดานสีขาว เสียงดังรูปร่างผลลัพธ์ — เป็นหนึ่งในวิธีที่มีประสิทธิภาพน้อยที่สุดในการสร้างความคิดสร้างสรรค์ การวิจัยอย่างต่อเนื่องแสดงว่าบุคคลสร้างแนวคิดมากขึ้นและดีขึ้นโดยแยกตัวเองเป็นกลุ่ม เพราะความคิดกลุ่มปลายน้อยกว่า ความกดดันทางสังคม และการยึดติดกับแนวคิดก่อนหน้า
รูปแบบที่ดีกว่า: แบ่งปันปัญหาล่วงหน้า ขอให้แต่ละบุคคลเขียนแนวคิดสามอันดับแรกของพวกเขาก่อนการประชุม เริ่มการประชุมด้วยห้าถึงสิบนาทีของแต่ละการสร้างแบบเงียบ (เพื่อรองบุคคลทำให้คิดใหม่) จากนั้นแบ่งปันและกลุ่ม — และบทบาทของผู้อำนวยการคือโดยเฉพาะเพื่อสร้างพื้นที่สำหรับเสียงที่เงียบกว่า เพราะแนวคิดที่ดีที่สุดในห้องมักจะไม่ติดกับคนมั่นใจที่สุด
นอกเหนือจากรูปแบบ นิสัยอีกสองสามอย่างมีความแตกต่างที่ใหญ่โต:
การประชุมหกสิบนาทีกับหกคน ไม่ได้ใช้เวลาหนึ่งชั่วโมง ใช้เวลาหกชั่วโมงของเวลารวม บวกกับค่าใช้จ่ายในการแลกเปลี่ยนบริบทของการดึงแต่ละคนออกจากงานที่มุ่งเน้น สำหรับทีมสิบคนที่มีสี่ชั่วโมงของการประชุมต่อสัปดาห์ นั่นคือสี่สิบชั่วโมง — สัปดาห์ทำงานแบบเต็มหนึ่งสัปดาห์ — ใช้ไปในการประชุมทุกสัปดาห์ ผลลัพธ์ที่สำคัญกี่รายการจากชั่วโมงเหล่านั้นอาจสามารถทำได้ด้วยวิธีอื่น
สิ่งนี้ไม่ใช่อาร์กิวเมนต์ต่อต้านการประชุมทั้งหมด มันเป็นอาร์กิวเมนต์สำหรับการปฏิบัติต่อเวลาการประชุมเป็นทรัพยากรที่มีค่ามาก และการตัดสินใจอย่างเพื่อ ๆ ว่าเป็นค่าใช้จ่ายธุรกิจที่สำคัญ