평균 지식 근로자는 일주일 시간의 3분의 1에서 절반을 회의에 소비합니다. 그 시간의 의미 있는 부분은 두 문단 메시지로 달성될 수 있는 결과를 생성합니다. 아무도 이 상황을 의도적으로 만들지 않았습니다 — 회의가 조정이 필요한 모든 것에 대한 기본 응답이 되면서 점진적으로 일어났습니다.
수정 사항은 회의를 제거하는 것이 아닙니다. 일부 작업은 실제로 실시간 토론이 필요합니다. 수정 사항은 형식을 목적과 일치시키는 것입니다 — 회의가 올바른 도구이고 아닐 때를 이해하고, 당신이 실행하는 것을 충분히 구조화하여 시간을 들을 가치가 있게 만드는 것입니다.
모든 회의가 같지는 않습니다. 결정 회의, 상태 업데이트, 브레인스토밍, 관계 구축 대화는 함께 거의 공통점이 없습니다. 모든 것에 동일한 형식을 사용하는 것 — 60분, 모두 초대, 느슨하게 구조화 — 많은 회의가 낭비처럼 느껴지는 이유입니다.
| 회의 유형 | 비동기 좋습니다? | 이상적인 라이브 형식 | 최대 참석자 |
|---|---|---|---|
| 결정이 필요합니다 | 때때로 | 25–45분; 미리 읽기 필수; 결정권자 존재; 서면 결정으로 끝남 | 5–6 |
| 상태 업데이트 | 보통 예 | 라이브인 경우: 15분 standup, 논의 없음 — 비동기 스레드로 차단 | 8–10 |
| 브레인스토밍 | 거의 안 함 | 최대 60분; 먼저 침묵 세대(5–10분), 그 다음 공유 및 그룹화; 촉진자 필수 | 4–7 |
| 관계 / 체크인 | 아니요 | 30분 1:1; 의제 필요 없음; 산책 또는 커피 형식이 잘 작동합니다 | 2 |
상태 업데이트 회의는 작은 비즈니스 달력에서 가장 일반적이고 가장 대체 가능한 회의입니다. 질문에 답하기 위해 존재합니다: 무슨 일이 일어나고 있습니까, 무엇이 완료되었고, 무엇이 막혔는가? 이들은 쓰기로 대답할 수 있고, 비동기적으로 읽고, 나중에 다시 참조할 수 있습니다.
상태 업데이트를 회의로 유지하기 위한 논증은 보통 "하지만 사람들이 업데이트를 읽지 않습니다."입니다. 그것은 문화 및 책임 문제이지, 회의 문제가 아닙니다. 회의는 사람들이 읽지 않는 문화를 위한 해결책입니다. 해결책은 문화를 수정하는 것입니다, 시간을 들어가며 모두를 세금에 넣지 않습니다.
주간 상태 회의를 매주 월요일 일관된 시간에 게시된 짧은 쓰기 업데이트로 교체합니다. 한 달 내에, 대부분의 팀은 그것을 선호한다고 보고합니다 — 그들은 5분이 있을 때 읽을 수 있고, 자신과 관련된 부분을 skim 할 수 있으며, 3주 전에 어떤 일이 일어나고 있었는지 기억해야 할 때 다시 참조할 수 있습니다.
실시간 왕복이 필요한 결정 — 모든 정보가 한 사람의 머리에 있지 않은 경우, 서로 다른 관점이 결론 가능하기 전에 상호작용해야 하는 경우 — 진정히 동기식 토론의 이점입니다. 하지만 대부분의 결정 회의가 실패하는 이유는 참석자들이 차갑게 도착하기 때문입니다.
미리 읽기는 중요한 결정 회의를 위해 협상할 수 없습니다. 회의를 소집하는 사람은 한 페이지 요약본을 배포해야 합니다: 우리가 결정하는 것, 고려 중인 옵션, 주요 트레이드오프, 추천 사항. 참석자들이 안에 들어가기 전에 그것을 읽어야 합니다. 그 다음 회의는 토론과 추천 정제를 위합니다 — 처음으로 문제를 설명하지 마십시오.
표준 브레인스토밍 — 화이트보드에 아이디어를 던지세요, 가장 큰 목소리가 결과를 형성합니다 — 창의적 사고를 생성하는 가장 효과 없는 방법 중 하나입니다. 연구는 일관되게 개인이 그룹에서 더 많고 더 나은 아이디어를 별도로 생성한다는 것을 보여줍니다, 왜냐하면 groupthink, 사회적 압력, 그리고 초기 아이디어에 고정은 독립적 사고를 억제합니다.
더 나은 형식: 문제를 미리 공유합니다. 각 사람에게 회의 전에 상위 3개 아이디어를 작성하도록 요청하십시오. 침묵 개인 세대(새로운 것을 표면화하기 위해)로 회의를 시작합니다. 그 다음 공유 및 그룹화 — 그리고 촉진자의 일은 구체적으로 조용한 목소리를 위한 공간을 만드는 것입니다, 왜냐하면 방의 최고 아이디어는 종종 가장 자신감 있는 사람에게 고정되지 않기 때문입니다.
형식을 넘어, 몇 가지 습관이 회의 품질에 큰 차이를 만듭니다:
60분 회의는 6명이 1시간의 비용이 아닙니다. 집단 시간의 6시간, 집중된 일에서 각 사람을 끌어당기는 context-switching 비용입니다. 10명 팀이 주당 4시간의 회의를 가진 경우, 그것은 40시간입니다 — 전체 사람의 일주일 — 매주 회의에서 소비됩니다. 그 시간의 몇 시간이 다른 방식으로 달성될 수 없는 결과를 생성합니까?
이것은 모든 회의에 대한 논증이 아닙니다. 회의 시간을 비용이 많이 드는 자원으로 취급하고, 다른 중요한 비즈니스 지출에 대해 신중하게 처리하는 것에 대한 논증입니다.