Середній робітник знань витрачає десь одну третину та половину свого робочого тижня на зустрічах. Значна частина цього часу дає результати які могли б бути досягнуті двопараграфною зібраною. Ніхто не ставив за мету створити цю ситуацію - це сталося поступово коли зустрічи стали типовою відповіддю на будь-яку потребу координації.
Виправлення - це не скасувати зустрічі. Деякі речі справді потребують живого обговорення. Виправлення - це узгодити формат з метою - щоб зрозуміти коли зустріч правильний інструмент та коли це не так та щоб керувати тими що ви робите з достатньою структурою щоб вона коштувала часу.
Не всі зустрічі однакові. Зустріч рішення оновлення статусу мозковий штурм та розмова побудови стосунків майже нічого не мають спільного в плані того що потребують. Використання одного й того ж формату - 60 хвилин всіх запрошених вільна структура - для всіх них - це чому так багато зустрічей відчувається як марнування часу.
| Тип зустрічі | Асинхронне добре? | Ідеальний живий формат | Макс учасників |
|---|---|---|---|
| Необхідне рішення | Іноді | 25-45 хв; попередня читанням потрібна; особа що приймає рішення присутня; закінчити письмово | 5-6 |
| Оновлення статусу | Зазвичай так | Якщо живе: 15 хв вічка без обговорення - надішліть перепони на асинхронний потік | 8-10 |
| Мозковий штурм | Рідко | 60 хв макс; спочатку мовчазне поколінння (5-10 хв) потім поділ та групування; модератор потрібен | 4-7 |
| Стосунок / перевірка | Ні | 30 хв 1:1; не потрібен порядок денний; прогулянка чи кавовий формат добре працює | 2 |
Зустріч оновлення статусу - найпоширеніша та найбільш заміняюча зустріч в календарі малого бізнесу. Це існує щоб відповісти: що відбувається що зроблено що застрягло? Це запитання можуть отримати письмові відповіді прочитані асинхронно та посилатися пізніше.
Аргумент для утримання оновлень статусу як зустрічей зазвичай "але потім люди не читають оновлення." Це проблема культури та звітності а не проблема зустрічі. Зустріч - це обхід культури де люди не читають. Рішення - виправити культуру а не опитувати всім часом щотижнево для компенсації.
Замініть щотижневу зустріч оновлення статусу на коротке письмове оновлення опубліковане щомонденка. Протягом місяця більшість команд говорять що вони її люблять - вони можуть прочитати її коли мають п'ять хвилин пропустити релевантні частини та посилатися на неї коли потребують запам'ятати що відбувалося три тижні тому.
Рішення що потребують справжнього обговорення в реальному часі - де інформація не в одній голові де різні погляди повинні взаємодіяти перш ніж висновок можливий - справді вигід від синхронного обговорення. Але більшість зустрічей рішення вдаються оскільки учасники приходять холодними.
Попередня читання - необхідна для будь-якої важної зустрічі рішення. Людина що з'ясовує зустріч повинна поширити одну сторінку: що ми вирішуємо опції розглядувані ключові компроміси та рекомендація. Учасники повинні це прочитати перед входом. Зустріч тоді для обговорення та уточнення рекомендації - не для першого разу слухання проблеми описаної.
Стандартний мозковий штурм - закидайте ідеї на дошку найголоснізший голос формує результат - це один з найменш ефективних способів для генерування творчого думання. Дослідження послідовно показує що особи генерують більше та кращі ідеї окремо від групи тому що груповий процес соціальний тиск та закріплення на ранніх ідеях пригнічує незалежне думання.
Кращий формат: поділитися проблемою заздалегідь. Попросіть кожну людину написати свої топ три ідеї перед зустріччю. Почніть зустріч з п'яти до десяти хвилин мовчазного індивідуального генерування (щоб поверхню будь-що нове). Потім поділ та групування - та модератор робота конкретно щоб створити простір для тихіших голосів тому що найкраща ідея в кімнаті часто не та що прикріплена до найпевнішої людини.
Крім формату кілька звичок роблять велику різницю в якості зустрічі:
60-хвилинна зустріч з шістьма людьми не коштує однієї години. Це коштує шість годин колективного часу плюс контекст переключення вартість потягування кожної людини від сфокусованої роботи. Для десятилюдної команди що має чотири години зустрічей на тиждень це 40 годин - повна робоча тиждень - витрачена на зустрічах кожен одиничний тиждень. Скільки з цих годин дає результати які не могли бути досягнуті іншим способом?
Це не аргумент проти всіх зустрічей. Це аргумент для лікування часу зустрічі як дорогого ресурсу та буття навмисним про це як ви про будь-яку іншу значну бізнес витрату.