Người lao động kiến thức trung bình dành khoảng từ một phần ba đến nửa tuần làm việc của họ trong các cuộc họp. Một phần đáng kể của thời gian đó tạo ra kết quả có thể đã được đạt được bằng một tin nhắn hai đoạn. Không ai tình cờ tạo ra tình huống này – nó xảy ra dần dần, khi các cuộc họp trở thành phản ứng mặc định đối với bất kỳ nhu cầu phối hợp nào.
Sửa chữa không phải là loại bỏ các cuộc họp. Một số điều thực sự cần thảo luận trực tiếp. Sửa chữa là khớp định dạng với mục đích – để hiểu khi nào một cuộc họp là công cụ phù hợp và khi nào nó không phải, và để chạy những cái bạn làm với đủ cấu trúc để làm cho chúng đáng giá thời gian.
Không phải tất cả các cuộc họp đều giống nhau. Một cuộc họp quyết định, một bản cập nhật trạng thái, một buổi brainstorm, và một cuộc trò chuyện xây dựng mối quan hệ gần như không có gì chung về những gì chúng yêu cầu. Sử dụng cùng một định dạng – sáu mươi phút, mọi người được mời, lỏng lẻo cấu trúc – cho tất cả chúng là lý do tại sao rất nhiều cuộc họp cảm thấy như một sự lãng phí.
Cuộc họp cập nhật trạng thái là cuộc họp phổ biến nhất và dễ thay thế nhất trong lịch doanh nghiệp nhỏ. Nó tồn tại để trả lời: điều gì đang xảy ra, cái gì đã xong, cái gì bị kẹt? Đây là những câu hỏi có thể được trả lời bằng văn bản, đọc không đồng bộ, và được tham chiếu sau.
Lập luận để giữ các bản cập nhật trạng thái như các cuộc họp thường là "nhưng sau đó mọi người không đọc các bản cập nhật." Đó là vấn đề văn hóa và trách nhiệm, không phải vấn đề cuộc họp. Cuộc họp là một giải pháp thay thế cho một nền văn hóa nơi mọi người không đọc. Giải pháp là sửa chữa văn hóa, không phải để cấp phí thời gian của mọi người hàng tuần để bù đắp cho nó.
Thay thế cuộc họp cập nhật trạng thái hàng tuần bằng một bản cập nhật viết ngắn được đăng vào mỗi thứ hai. Trong vòng một tháng, hầu hết các team báo cáo họ thích nó – họ có thể đọc nó khi họ có năm phút, skim các phần liên quan đến họ, và tham chiếu trở lại nó khi họ cần nhớ những gì đã xảy ra ba tuần trước.
Các quyết định yêu cầu going back-and-forth thực tế – nơi thông tin không phải tất cả trong đầu của một người, nơi các quan điểm khác nhau cần tương tác trước khi có thể đưa ra kết luận – thực sự có lợi từ thảo luận đồng bộ. Nhưng hầu hết các cuộc họp quyết định thất bại vì những người tham gia đến lạnh.
Bản đọc trước là không thể thương lượng cho bất kỳ cuộc họp quyết định nào có vấn đề. Người gọi cuộc họp sẽ phân phối một bản tóm tắt một trang: chúng tôi quyết định gì, các tùy chọn đang được xem xét, những trận đánh đổi chính, và một khuyến nghị. Những người tham dự sẽ đã đọc nó trước khi đi vào. Cuộc họp sau đó là để thảo luận và tinh chỉnh khuyến nghị – không phải để nghe vấn đề được mô tả lần đầu tiên.
Brainstorming tiêu chuẩn – ném ý tưởng vào một bảng trắng, giọng nói lớn nhất hình thành kết quả – là một trong những cách ít hiệu quả nhất để tạo ra tư duy sáng tạo. Nghiên cứu liên tục cho thấy rằng các cá nhân tạo ra nhiều ý tưởng tốt hơn một cách riêng biệt so với trong một nhóm, vì groupthink, áp lực xã hội, và neo giới hạn đầu ý tưởng ngăn chặn suy nghĩ độc lập.
Một định dạng tốt hơn: chia sẻ vấn đề trước. Yêu cầu mỗi người viết ba ý tưởng hàng đầu của họ trước cuộc họp. Bắt đầu cuộc họp với năm đến mười phút tạo ra cá nhân im lặng (để bề mặt bất cứ điều gì mới). Sau đó chia sẻ và nhóm – và công việc của người tạo điều kiện là cụ thể để tạo không gian cho những giọng nói yên tĩnh hơn, vì ý tưởng tốt nhất trong phòng thường không phải là ý tưởng được gắn với người tự tin nhất.
Ngoài định dạng, một vài thói quen làm cho sự khác biệt lớn trong chất lượng cuộc họp:
Một cuộc họp sáu mươi phút với sáu người không chi phí một giờ. Nó chi phí sáu giờ thời gian tập thể, cộng với chi phí chuyển đổi bối cảnh của việc kéo mỗi người khỏi công việc tập trung. Đối với một team mười người có bốn giờ cuộc họp mỗi tuần, đó là bốn mươi giờ – một tuần làm việc đầy đủ của một người – dành mỗi tuần trong các cuộc họp. Bao nhiêu trong số những giờ đó tạo ra kết quả không thể đã được đạt được theo cách khác?
Đây không phải là một lập luận chống lại tất cả các cuộc họp. Đó là một lập luận để coi thời gian họp là tài nguyên đắt tiền mà nó là, và để cố ý về nó như bạn về bất kỳ chi phí kinh doanh đáng kể nào khác.