Средний работник умственного труда проводит где-то от трети до половины своей рабочей недели на встречах. Значительная часть этого времени дает результаты, которые могли бы быть достигнуты двухабзацным сообщением. Никто не задался целью создать эту ситуацию — она произошла постепенно, когда встречи стали ответом по умолчанию на любую необходимость координации.
Решение не в том, чтобы отменить все встречи. Некоторые вещи действительно нуждаются в живом обсуждении. Решение в том, чтобы сопоставить формат с целью — понять, когда встреча является правильным инструментом, а когда нет, и проводить те, которые вы делаете, со структурой достаточной, чтобы сделать их стоящими времени.
Не все встречи одинаковые. Встреча для принятия решения, обновление статуса, мозговой штурм и беседа для построения отношений почти не имеют ничего общего с точки зрения того, что они требуют. Использование одного формата — шестьдесят минут, все приглашены, слабо структурировано — для всех из них объясняет, почему так много встреч кажутся пустой тратой.
Встреча по обновлению статуса - самая распространенная и самая заменяемая встреча в календаре малого бизнеса. Она существует для ответа: что происходит, что сделано, что застряло? Эти вопросы могут быть ответены письменно, прочитаны асинхронно и упоминаться позже.
Аргумент в пользу сохранения обновлений статуса как встреч обычно: "но тогда люди не читают обновления." Это проблема культуры и подотчетности, а не проблема встреч. Встреча - это обходное решение для культуры, где люди не читают. Решение - исправить культуру, а не обременять всех время еженедельно чтобы компенсировать это.
Решения, которые требуют реального синхронного обмена мнениями — где информация не в одной голове, где разные перспективы нуждаются во взаимодействии перед возможным выводом — действительно выигрывают от синхронного обсуждения. Но большинство встреч по принятию решений неудачны, потому что участники приходят неподготовленными.
Стандартный мозговой штурм — кидайте идеи на доску, громкий голос формирует исход — один из наименее эффективных способов генерировать творческое мышление. Исследования последовательно показывают, что люди генерируют больше и лучше идей отдельно, чем в группе, потому что групповое мышление, социальное давление и фиксирование на ранних идеях подавляют независимое мышление.