Keskimääräinen tietotyöläinen viettää noin kolmanneksen ja puoleen viikkoaan kokouksissa. Suuri osa tuosta ajasta tuottaa tuloksia, jotka olisi voitu saavuttaa kahdella kappaleella tekstiä. Kukaan ei lähtenyt luomaan tätä tilannetta — se tapahtui vähitellen, kun kokouksista tuli oletusarvoinen vastaus mihin tahansa koordinointitarpeeseen.
Ratkaisu ei ole poistaa kokouksia. Jotkut asiat todella tarvitsevat elävää keskustelua. Ratkaisu on sovittaa muoto tarkoitukseen — ymmärtää, milloin kokous on oikea väline ja milloin se ei ole, sekä järjestää tekemäsi kokoukset riittävän hyvin strukturoidulla tavalla, jotta ne ovat arvoisensa aikaa.
Kaikki kokoukset eivät ole samanlaisia. Päätöskokouksella, tilannetiedotuksella, ideaistunnolla ja suhteiden rakentamiskeskustelulla ei ole lähes mitään yhteistä sen suhteen, mitä ne vaativat. Saman muodon käyttäminen — 60 minuuttia, kaikki kutsutut, löyhästi strukturoitu — kaikille on syy, miksi niin monet kokoukset tuntuvat aikahukkaa.
| Kokouksen tyyppi | Asynkroninen OK? | Ihanteellinen live-muoto | Maks. osallistujat |
|---|---|---|---|
| Päätös vaaditaan | Joskus | 25–45 min; pakollinen esihyväksyntä; päätösten tekijä läsnä; kirjallinen päätös lopuksi | 5–6 |
| Tilannetiedotus | Yleensä kyllä | Jos live: 15 min standup, ei keskustelua — lähetä esteet asynkroniseen ketjuun | 8–10 |
| Brainstorming | Harvoin | Max 60 min; ensin hiljainen luominen (5–10 min), sitten jakaminen ja ryhmittely; moderaattori vaaditaan | 4–7 |
| Suhde / tarkistus | Ei | 30 min 1:1; päiväjärjestys ei tarvittu; kävely tai kahvila-muoto toimii hyvin | 2 |
Tilannetiedotuskokous on yleisin ja korvatuin kokous pienessä liiketoiminnan kalenterissa. Se on olemassa vastaakseen: mitä tapahtuu, mitä on tehty, mitä on jumissa? Nämä ovat kysymyksiä, joihin voidaan vastata kirjallisesti, lukea asynkronisesti ja viitata myöhemmin.
Väite tilannetiedotuskokouksien säilyttämiseksi on yleensä "mutta ihmiset eivät lue tiedotuksia." Tuo on kulttuuri- ja vastuullisuusongelma, ei kokouskysymys. Kokous on kiertotie kulttuurissa, jossa ihmiset eivät lue. Ratkaisu on korjata kulttuuri, ei verottaa kaikkien aikaa viikoittain kompensoiksi siitä.
Korvaa viikottainen tilannetiedotuskokous lyhyellä kirjallisella päivityksellä, joka julkaistaan joka maanantai. Kuukauden sisällä useimmat tiimit raportoivat, että he pitävät siitä enemmän — he voivat lukea sen, kun heillä on viisi minuuttia, silmäillä heille relevantit osat ja viitata siihen kun he tarvitsevat muistaa mitä tapahtui kolme viikkoa sitten.
Päätökset, jotka vaativat todellista vuoropuhelua — missä kaikki tiedot eivät ole yhden ihmisen päässä, missä eri näkökulmat täytyy vuorovaikuttaa ennen kuin johtopäätös on mahdollinen — hyötyvät todella synkronisesta keskustelusta. Mutta useimmat päätöskokoukset epäonnistuvat, koska osallistujat tulevat valmistautumattomina.
Esihyväksyntä on ehdoton jokaiselle päätöskokoukselle, jolla on merkitystä. Kokouksen pyytäjän pitää lähettää yhden sivun muistio: mitä päätetään, mitkä vaihtoehdot ovat harkinnassa, mitkä ovat pääasiallisimmat kompromissit ja suositus. Osallistujien pitää olla lukeneet sen ennen kuin tulevat sisälle. Kokous on sitten suosituksen keskustelua ja hienosäätöä — ei ongelman kuulemista ensimmäistä kertaa.
Vakio-brainstorming — heitä ideoita valkokankaille, kovimman äänen muoto lopputulokselle — on yksi vähiten tehokkaarista tavoista tuottaa luovaa ajattelua. Tutkimus osoittaa johdonmukaisesti, että yksilöt tuottavat enemmän ja parempia ideoita erillään kuin ryhmässä, koska ryhmäajattelu, sosiaalinen paine ja ankkurointi varhaisiin ideoihin tukahduttavat itsenäisen ajattelun.
Parempi muoto: jaa ongelma etukäteen. Pyydä jokaista kirjoittamaan kolme parhasta ideaa ennen kokousta. Aloita kokous viidestä kymmeneen minuuttiin hiljaisesta yksilöllisestä luomisesta (tuodakseen esille kaiken uuden). Sitten jaa ja ryhmittele — ja moderaattorin työ on erityisesti luoda tilaa hiljaisille äänille, koska huoneen paras idea on usein ei se, joka kiinnittyy luottavaisimpaan ihmiseen.
Muodon lisäksi muutamilla tavoilla on suuri ero kokouksien laatuun:
60 minuutin kokous kuudella ihmisellä ei maksa yhtä tuntia. Se maksaa kuusi tuntia kollektiivista aikaa, plus kontekstinvaihtokustannukset jokaisen ihmisen vetämisestä pois keskitetystä työstä. Kymmenen henkilön tiimille, jolla on neljä tuntia kokouksia viikossa, se on 40 tuntia — yhden ihmisen täysi työviikko — viikolla. Kuinka monista näistä tunneista tulee tuloksia, joita ei olisi voitu saavuttaa toisella tavalla?
Tämä ei ole argumentti kaikkia kokouksia vastaan. Se on argumentti kokouksien ajan kalliiksi resurssiksi ja sen pohtimiseksi yhtä huolella kuin mikä tahansa muu merkittävä liiketoiminnan kustannus.