Prosječan radnik znanja provodi negdje između trećine i polovine svoje radne sedmice na sastancima. Znača dio tog vremena proizvodi ishode koji bi mogli biti dostignuti s dvije paragrafa poruke. Nitko nije namjeravao stvoriti ovu situaciju — to se dogodilo postupno, dok su sastanci postali zadana odgovor na bilo koju potrebu za koordinacijom.
Popravka nije da se eliminirajuće sastanci. Neke stvari doista trebaju živu raspravu. Popravka je da se oblik poklapa s ciljem — razumjeti kada je sastanak pravi alat i kada nije, i voditi one koje imate s dovoljno strukture kako bi bile vrijedan vremena.
Nisu svi sastanci isti. Sastanak za odluku, ažuriranje statusa, brainstorm, i razgovor za gradnju odnosa gotovo nemaju ništa zajedničko u smislu što trebaju. Korištenje istog formata — šezdeset minuta, svi pozvani, labavo strukturirani — za sve njih je razlog zašto se toliko mnogo sastanaka čini kao gubici.
| Vrsta sastanka | Async OK? | Idealan živi format | Maks sudionika |
|---|---|---|---|
| Trebala bi odluka | Ponekad | 25–45 min; potrebna predčitanja; donošitelj odluke prisutan; završi s napisanom odlukom | 5–6 |
| Ažuriranje statusa | Obično da | Ako živo: 15 min standup, bez rasprave — pošalji zapreke async niti | 8–10 |
| Brainstorm | Rijetko | 60 min maks; prvo tiho generiranje (5–10 min), zatim dijeljenje i grupiranje; potreban facilitator | 4–7 |
| Odnos / check-in | Ne | 30 min 1:1; nije potreban dnevni red; format šetnje ili kave radi dobro | 2 |
Sastanak za ažuriranje statusa je najčešće i najlakše zamjenjiv sastanak u malog poslovanja kalendaru. Postoji za odgovor: što se dogodi, što je učinjeno, što je zapelo? Ta pitanja mogu biti odgovorena pisano, čitana asinkrono, i upućena kasnije.
Argument za čuvanje ažuriranja statusa kao sastanaka je obično "ali tada ljudi nisu čitaju ažuriranja." To je problem kulture i odgovornosti, ne problem sastanka. Sastanak je zaobilaznica za kulturu gdje ljudi ne čitaju. Rješenje je popraviti kulturu, ne da taxiran vremenske redovito kako bi se njega ženskih.
Zamijenite tjedno ažuriranje statusa sastanka s kratkim pisanim ažurianjem objavljenim svaki ponedjeljak. Unutar mjeseca, većina timova javi da ga više vole — mogu ga čitati kada imaju pet minuta, preskakati dijelove relevantne za njih, i vratiti se kada trebaju zapamtiti što se događalo tri tjedna prije.
Odluke koje trebaju stvarno-vremenske razgovore — gdje informacije nisu sve u jednoj osobe glavi, gdje različite perspektive trebaju stupiti u interakciju prije nego što je zaključak moguć — doista koriste sinkroni razgovoru. Ali većina sastanaka za odluke propadne jer se sudionici dolaze hladni.
Predčitanja nije sporedna za bilo koje važan sastanak za odluku. Osoba koja poziva sastanak trebala bi distribuirati jednu straničnu sažetak: što odlučujemo, opcije koje se razmatraju, ključne napomene, i preporuke. Sudionici trebali bi to čitati prije nego što uđu. Sastanak je zatim za raspravu i usavršavanje preporuke — ne za slušanje problema koji se opisuje prvi put.
Standardna brainstorming — bacite ideje na tablicu, najglamorniji glas oblikuje ishod — je jedan od najmanje učinkovitih načina za generiranje kreativnog razmišljanja. Istraživanja dosljedno pokazuje da pojedinci generiraju više i bolje ideje odvojeno nego u grupi, jer grupno razmišljanje, socijalni tlak, i sidrenje na rane ideje suzbijaju neovisno razmišljanje.
Bolji format: dijeliti problem unaprijed. Pitajte svaku osobu da napišu svoje tri gornje ideje prije sastanka. Počni sastanak s pet do deset minuta tihe pojedinačne generacije (da se pojavi bilo što novo). Zatim dijeliti i grupirati — i facilitator je posao specifično biti prostor za tiše glasove, jer najbolja ideja u sobi nije često ona vezana uz najsamouvjerenu osobu.
Izvan formata, nekoliko navika čini veliku razliku u kvaliteti sastanka:
Šezdeset minutni sastanak sa šest ljudi ne stoji jedan sat. To stoji šest sati kolektivnog vremena, plus kontekst-switching trošak povlačenja svake osobe iz fokusirane rada. Za deset osoba tima koja ima četiri sata sastanaka u sedmici, to je četrdeset sati — cijela osoba radnog tjedna — provedenih svaki jednom tjednu u sastancima. Koliko od tih sati proizvodi ishode koji nisu mogućnosti biti dostignutih drugačije?
Ovo nije argument protiv svi sastanci. To je argument za tretiranje vremenske sastanka kao skupog resursa što je, i biti namjerno o tome kao što ste za bilo koji drugi važan poslovni rashod.