Purata pekerja pengetahuan menghabiskan antara sepertiga dan separuh daripada minggu kerja mereka dalam mesyuarat. Sebahagian besar masa itu menghasilkan hasil yang boleh dicapai dengan mesej dua perenggan. Tiada siapa yang berhasrat mencipta situasi ini — ia berlaku secara beransur-ansur, ketika mesyuarat menjadi respons lalai kepada sebarang keperluan untuk berkoordinasi.
Penyelesaian bukan untuk menghapuskan mesyuarat. Beberapa perkara benar-benar memerlukan perbincangan langsung. Penyelesaian adalah untuk memadankan format dengan tujuan — untuk memahami bila mesyuarat adalah alat yang tepat dan bila ia bukan, dan untuk menjalankan yang anda ada dengan struktur yang cukup untuk menjadikannya bernilai masa.
Bukan semua mesyuarat adalah sama. Mesyuarat keputusan, kemas kini status, brainstorm, dan perbualan membina hubungan hampir tidak mempunyai apa-apa persamaan dalam hal apa yang mereka perlukan. Menggunakan format yang sama — enam puluh minit, semua orang dijemput, longgar berstruktur — untuk semua mereka adalah mengapa begitu banyak mesyuarat terasa seperti pembaziran.
| Jenis mesyuarat | Async OK? | Format langsung ideal | Peserta maks |
|---|---|---|---|
| Keputusan diperlukan | Kadang-kadang | 25–45 min; pra-baca diperlukan; pembuat keputusan hadir; berakhir dengan keputusan bertulis | 5–6 |
| Kemas kini status | Biasanya ya | Jika langsung: 15 min standup, tiada perbincangan — hantar pemblokir ke thread async | 8–10 |
| Brainstorm | Jarang | 60 min maks; generasi senyap pertama (5–10 min), kemudian kongsi dan kumpul; fasilitator diperlukan | 4–7 |
| Hubungan / semak | Tidak | 30 min 1:1; tiada agenda diperlukan; format berjalan atau kopi berfungsi baik | 2 |
Mesyuarat kemas kini status adalah mesyuarat yang paling biasa dan paling boleh digantikan dalam kalendar perniagaan kecil. Ia wujud untuk menjawab: apa yang berlaku, apa yang selesai, apa yang tersekat? Ini adalah soalan yang boleh dijawab secara bertulis, dibaca secara tak segerak, dan dirujuk kemudian.
Hujah untuk mengekalkan kemas kini status sebagai mesyuarat biasanya "tetapi maka orang tidak membaca kemas kini." Itu adalah masalah budaya dan akuntabiliti, bukan masalah mesyuarat. Mesyuarat adalah penyelesaian untuk budaya di mana orang tidak membaca. Penyelesaian adalah membetulkan budaya, bukan untuk mengenakan cukai masa semua orang setiap minggu untuk mengimbanginya.
Gantikan mesyuarat kemas kini status mingguan dengan kemas kini bertulis pendek yang dihantar setiap hari Isnin. Dalam masa sebulan, kebanyakan pasukan melaporkan mereka lebih suka — mereka boleh membacanya bila mereka mempunyai lima minit, meluncur bahagian yang relevan dengan mereka, dan merujuk kembali kepadanya apabila mereka perlu mengingati apa yang berlaku tiga minggu yang lalu.
Keputusan yang memerlukan pertukaran real-time — di mana maklumat bukan semua dalam kepala satu orang, di mana perspektif yang berbeza perlu berinteraksi sebelum kesimpulan adalah mungkin — benar-benar mendapat manfaat daripada perbincangan segerak. Tetapi kebanyakan mesyuarat keputusan gagal kerana peserta tiba sejuk.
Pra-baca adalah tidak boleh dirundingkan untuk sebarang mesyuarat keputusan yang penting. Orang yang memanggil mesyuarat harus mengedarkan ringkasan satu halaman: apa yang kami putuskan, pilihan yang dipertimbangkan, pertukaran utama, dan cadangan. Peserta harus telah membacanya sebelum masuk. Mesyuarat kemudian untuk perbincangan dan penalaan cadangan — bukan untuk mendengar masalah dijelaskan untuk kali pertama.
Brainstorming standard — buang idea ke papan tulis, suara paling kuat membentuk hasil — adalah salah satu cara yang paling tidak berkesan untuk menjana pemikiran kreatif. Penyelidikan secara konsisten menunjukkan bahawa individu menjana lebih banyak dan idea yang lebih baik secara berasingan daripada dalam kumpulan, kerana pemikiran kelompok, tekanan sosial, dan pengindahan kepada idea awal menekan pemikiran bebas.
Format yang lebih baik: kongsi masalah lebih awal. Minta setiap orang menulis tiga idea teratas mereka sebelum mesyuarat. Mulakan mesyuarat dengan lima hingga sepuluh minit generasi individu senyap (untuk menyingkap apa-apa yang baru). Kemudian kongsi dan kumpul — dan kerja fasilitator adalah secara khusus untuk mencipta ruang untuk suara yang lebih senyap, kerana idea terbaik di dalam bilik sering tidak ide yang dilampirkan kepada orang yang paling yakin.
Selain format, beberapa kebiasaan membuat perbezaan besar dalam kualiti mesyuarat:
Mesyuarat enam puluh minit dengan enam orang tidak memakan satu jam. Ia memakan enam jam masa kolektif, ditambah kos menukar konteks menarik setiap orang dari kerja tertumpu. Untuk pasukan sepuluh orang yang mempunyai empat jam mesyuarat setiap minggu, itu empat puluh jam — minggu kerja penuh seorang — dihabiskan setiap minggu dalam mesyuarat. Berapa banyak jam itu menghasilkan hasil yang tidak boleh dicapai dengan cara lain?
Ini bukan hujah menentang semua mesyuarat. Ini adalah hujah untuk memperlakukan masa mesyuarat sebagai sumber mahal yang ada, dan berada setegas tentang ia seperti yang anda ada untuk sebarang pengeluaran perniagaan penting yang lain.