औसत ज्ञान कार्यकर्ता अपने काम के हफ्ते का एक तिहाई से आधा मीटिंग में बिताता है। इस समय का एक सार्थक हिस्सा ऐसे परिणाम पैदा करता है जो दो-पैराग्राफ संदेश से प्राप्त किए जा सकते थे। किसी ने इस स्थिति को बनाने के लिए नहीं निकाला — यह धीरे-धीरे हुआ, जब मीटिंग किसी भी समन्वय की जरूरत के लिए डिफ़ॉल्ट प्रतिक्रिया बन गई।
फिक्स मीटिंग को समाप्त करना नहीं है। कुछ चीजें वास्तव में लाइव चर्चा की जरूरत है। फिक्स लक्ष्य के साथ प्रारूप को मिलाना है — यह समझना है कि मीटिंग कब सही उपकरण है और कब नहीं है, और जो आप करते हैं उसे पर्याप्त संरचना के साथ चलाएं ताकि वे समय के लायक हों।
सभी मीटिंग समान नहीं हैं। एक निर्णय मीटिंग, एक स्थिति अपडेट, एक ब्रेनस्टॉर्म, और एक संबंध-निर्माण बातचीत में लगभग कुछ भी नहीं है जो उन्हें एक साथ रखता है। सभी के लिए एक ही प्रारूप का उपयोग करना — साठ मिनट, हर किसी को आमंत्रित, ढीले ढंग से संरचित — इसका कारण है कि इतनी सारी मीटिंगें बर्बाद महसूस करती हैं।
| मीटिंग प्रकार | Async ठीक है? | आदर्श लाइव प्रारूप | अधिकतम उपस्थिति |
|---|---|---|---|
| निर्णय की जरूरत है | कभी-कभी | 25–45 मिनट; पहले पढ़ा आवश्यक; निर्णय लेने वाला मौजूद; लिखित निर्णय के साथ अंत | 5–6 |
| स्थिति अपडेट | आमतौर पर | यदि लाइव: 15 मिनट standup, कोई चर्चा नहीं — async थ्रेड को अवरुद्ध भेजें | 8–10 |
| ब्रेनस्टॉर्म | शायद ही कभी | 60 मिनट अधिकतम; पहले चुप पीढ़ी (5–10 मिनट), फिर साझा और समूह; सुविधा वाहक आवश्यक | 4–7 |
| संबंध / चेक-इन | नहीं | 30 मिनट 1:1; कोई एजेंडा की जरूरत नहीं; चलना या कॉफी प्रारूप अच्छी तरह से काम करता है | 2 |
स्थिति अपडेट मीटिंग एक छोटे व्यवसाय कैलेंडर में सबसे आम और सबसे प्रतिस्थापन योग्य मीटिंग है। यह मौजूद है जवाब देने के लिए: क्या हो रहा है, क्या किया गया है, क्या फंसा है? ये सवाल लेखन में जवाब दिए जा सकते हैं, अनुसारी पढ़ा जा सकते हैं, और बाद में संदर्भित किए जा सकते हैं।
मीटिंग के रूप में स्थिति अपडेट रखने का तर्क आमतौर पर "लेकिन तब लोग अपडेट नहीं पढ़ते हैं।" यह एक संस्कृति और जवाबदेही की समस्या है, मीटिंग समस्या नहीं। मीटिंग एक संस्कृति के लिए एक वर्कअराउंड है जहां लोग नहीं पढ़ते हैं। समाधान है संस्कृति को ठीक करना, समय के साथ हर किसी को कर देने के लिए नहीं।
साप्ताहिक स्थिति मीटिंग को एक छोटे लिखित अपडेट के साथ बदलें हर सोमवार पोस्ट किया गया। एक महीने के भीतर, अधिकांश टीमें रिपोर्ट करती हैं कि वे इसे पसंद करते हैं — वे इसे पढ़ सकते हैं जब उनके पास पांच मिनट हैं, उनके लिए प्रासंगिक हिस्सों को skim कर सकते हैं, और इसे संदर्भित कर सकते हैं जब उन्हें याद रखने की जरूरत है कि तीन हफ्ते पहले क्या हो रहा था।
निर्णय जो वास्तविक समय वापस और आगे की जरूरत है — जहां जानकारी एक व्यक्ति के सिर में सब नहीं है, जहां विभिन्न दृष्टिकोण को एक निष्कर्ष संभव होने से पहले बातचीत करने की आवश्यकता है — वास्तव में तुल्यकालिक चर्चा से लाभ है। लेकिन अधिकांश निर्णय मीटिंग विफल होते हैं क्योंकि प्रतिभागी ठंड में पहुंचते हैं।
पहले पढ़ना है गैर-परक्राम्य किसी भी निर्णय मीटिंग के लिए जो मायने रखता है। मीटिंग को कॉल करने वाले व्यक्ति को एक-पृष्ठ का संक्षिप्त परिचालित करना चाहिए: हम क्या निर्णय लेते हैं, विचार के तहत विकल्प, मुख्य ट्रेड-ऑफ, और एक सिफारिश। प्रतिभागियों को अंदर आने से पहले इसे पढ़ना चाहिए। मीटिंग तब चर्चा और सिफारिश को परिष्कृत करने के लिए है — समस्या का वर्णन पहली बार सुनने के लिए नहीं।
मानक ब्रेनस्टॉर्मिंग — एक श्वेतपत्र पर विचार फेंकना, जोर से आवाज परिणाम को आकार देती है — रचनात्मक सोच के सबसे कम प्रभावी तरीकों में से एक है। अनुसंधान लगातार दिखाता है कि व्यक्तियां एक समूह में अलग से अधिक और बेहतर विचार पैदा करते हैं, क्योंकि सामूहिक सोच, सामाजिक दबाव, और प्रारंभिक विचारों के लिए anchoring स्वतंत्र सोच को दबाता है।
एक बेहतर प्रारूप: समस्या को अग्रिम रूप से साझा करें। हर किसी को मीटिंग से पहले उनके शीर्ष तीन विचार लिखने के लिए कहें। पांच से दस मिनट चुप व्यक्तिगत पीढ़ी के साथ मीटिंग शुरू करें (किसी भी नई बात को सतह पर लाने के लिए)। फिर साझा और समूह — और सुविधाकर्ता की नौकरी विशेष रूप से शांत आवाजों के लिए जगह बनाना है, क्योंकि कमरे में सबसे अच्छा विचार अक्सर सबसे आत्मविश्वास वाले व्यक्ति के लिए नहीं है।
प्रारूप से परे, कुछ आदतें मीटिंग की गुणवत्ता में बड़ा अंतर बनाती हैं:
एक साठ-मिनट की मीटिंग छः लोगों के साथ एक घंटे का खर्च नहीं है। यह सामूहिक समय के छः घंटे, प्लस केंद्रित काम से प्रत्येक व्यक्ति को खींचने का संदर्भ-स्विचिंग लागत है। एक दस-व्यक्ति टीम के लिए जिसके पास प्रति सप्ताह चार घंटे की मीटिंगें हैं, वह चालीस घंटे है — एक व्यक्ति का पूरा काम हफ्ता — हर सप्ताह मीटिंगों में खर्च किया जाता है। उन घंटों में से कितना परिणाम पैदा करते हैं जो किसी अन्य तरीके से प्राप्त नहीं किए जा सकते हैं?
यह सभी मीटिंगों के खिलाफ एक तर्क नहीं है। यह मीटिंग के समय को महंगे संसाधन के रूप में माना जाता है, और इसके बारे में किसी अन्य महत्वपूर्ण व्यावसायिक व्यय के रूप में जानबूझकर होना है।