Kararlar Üreten Aylık İşletme İncelemesini Nasıl Çalıştırırsınız
Çoğu aylık işletme incelemesi özetler, kararlar değil üretir. İşte MBR'nizi ayın en çok hareket üreten toplantısına dönüştüren bir yapı.
Aylık işletme incelemesi çoğu küçük ve büyüyen şirkette tek en önemli toplantı. Liderlik ekibinin aynı sayıları aynı anda baktığı ve — teoride — sonraki otuz günü şekillendirecek kararları aldığı ayda bir anlar. Pratikte çoğu MBR rapor verme törenlerini: biri sunar, diğerleri anlar, herkes bir özetle ayrılır ancak karar olmadan.
Çözüm yapısaldır. Kararlar üreten bir toplantı kararlar üretmek için tasarlanmalıdır — bu rapor vermenin çoğu toplantıdan önce olur ve toplantının kendisi neredeyse tamamen tartışma ve çözümdür. İşte bunu yapan yapı.
Ön okuma kuralı: toplantıda ilk kez sayılar yok
MBR'nize yapabileceğiniz tek en yüksek kaldıraç değişikliği, tüm verilerin toplantıdan en az yirmi dört saat önce paylaşılmasını gerektirmektir. Her metrik, her slayt, her grafik — önceden dolaştırılmış. Toplantının kendisi daha sonra herkesin sayıları gördüğü varsayımıyla başlar. Sunma yok. Slaytlarda yürüyüş yok. Sadece tartışma.
Bu kural başlangıçta rahatsız hissettiriyor çünkü MBR'nin performans yönünü kesintiye uğratıyor — CFO geliri sunuyor, satış müdürü boru hattını sunuyor, ürün liderliği katılımını sunuyor. O performans tam da çoğu MBR'nin işe yaramadığı şeydir. Verileri sunmak zaman alır ve pasif dinleyiciler üretir. Ön okuma verilerini tartışmak aynı zaman alır ve aktif karar vericiler üretir.
Kararlar üreten bir toplantı kararlar üretmek için tasarlanmalıdır. Rapor vermenin çoğu oda toplanmadan önce olmalıdır — toplantının kendisi neredeyse tamamen tartışma ve çözümdür.
İşe yarayan ajanda
«Gerekli kararlar» bölümü en önemli parçadır
Çoğu MBR zamanının %80'ini bölümler 1 ve 2 harcıyor ve bölümler 3, 4 ve 5 üzerinde çalıştığında atladılar. Bu tam tersidir. Mali anlık görüntü ve metrikler incelemesi bağlam — neyin olduğunu söylerler. Gerekli kararlar bölümü, toplantı takvimde yerini kazandığı yerdir.
Kararlar bölümü yalnızca ön doldurulmuşsa işe yarar. Toplantı içinde ilk kez ortaya çıkan kararlar toplantı içinde nadiren çözülür — yeterli bağlam paylaşılmaz, yeterli zaman yoktur ve doğru kişiler hazır olmayabilir. MBR'de karar alınmasını isteyen birinin kararı, bağlamını ve tavsiyesini ön okuma ile göndermesini gerektir. Toplantı daha sonra hızlı bir şekilde her birinin üzerinden hareket eder çünkü herkes katılmak için yeterli bağlamla geldi.
Bölüm 3 pratikte en sık atlanıyor ve en yüksek değer tartışmalarından bazılarının olduğu yerdir. Bir özet değil, bir üretim değil, gerçek bir içgörü paylaşmanın disiplini — birinin nasıl düşündüğünü değiştiren gerçek bir içgörü — başarı kadar başarısızlıktan öğrenme için kurumsal kas oluşturur. On iki ay tutarlı MBR'ler boyunca, «neyi öğrendiğimiz» kayıt bir büyüyen şirketin sahip olabileceği en değerli kurumsal bilgi varlıklarından biri haline gelir.
Çözülmeyen kararlar hakkında ne yapmalı
Bazı kararlar doksan dakikadan büyüktür. Bir karar daha fazla analiz, daha fazla paydaş girişi veya zaman kutusu izin verenden daha uzun bir tartışma gerektiriyorsa, park edin — açıkça, adlandırılmış sahip ve async çözünürlük için son tarih — ve devam edin. Başarısızlık modu, zaman kutusu geçme ve bütün toplantının çalıştırma ile tartışmaya devam etmektir, bu bölümler 4 ve 5 için acı ve tatmin edici olmayan bir bitiş üretir.
Bir kararı park etme ve uyumsuz olarak çözme istekliliği toplantı disiplini, karar verme eksikliği değil. Her karar MBR'ye aittir. Bazıları insanların doğru alt kümesiyle adanmış bir çalışma oturumunda aittir. MBR tüm liderlik ekibinin uyumlaştırmasını gerektiren kararlar içindir — liderlik ekibinin teğetsel olarak dahil olduğu her karar için değil.
MBR'ler zaman içinde bozulmanın en yaygın yolu, takımlar async iletişimle daha rahat hale geldikçe «gerekli kararlar» bölümünün küçülmesidir ve MBR'yi raporlamak için ayırmaya başlarlar. Yararlanabilir bir toplantı için yavaş bir ölüm budur. Üç ayda bir MBR'nizi denetleyin: son üç toplantıda alınan kararları sayın. Ortalama toplantı başına ikinin altındaysa, MBR bir durum güncellemesi haline geldi ve bir sıfırlamaya ihtiyaç duyuyor — biçimde, kim katılanlar içinde veya toplantı hiç devam ederse edilmeli.
FabricLoop'te, MBR tarafından yönlendirilen takımlar tipik olarak liderlik grubunda yinelenen bir aylık not tutarlar — toplantı öncesi tüm verileri birleştiren ve sonra alınan kararların çalışan kaydı olan ön okuma belgesi. «Gerekli kararlar» bölümünde oluşturulan görevler doğrudan nottan atanır, böylece sahip ve son tarih anlaşma anında çekilir, daha sonra bellekten yeniden yapılandırılmaz. «Neyi öğrendiğimiz» girişleri zamanla notda birikir, şirketin düşünmesinin nasıl geliştiğini anlamak için yeni liderlik ekibi üyeleri okuyabileceği kurumsal bir bilgi tabanı oluşturur.