Cara Menjalankan Semakan Perniagaan Bulanan yang Menghasilkan Keputusan
Kebanyakan semakan perniagaan bulanan menghasilkan ringkasan, bukan keputusan. Berikut adalah struktur yang mengubah MBR anda kepada mesyuarat yang paling menghasilkan tindakan setiap bulan.
Semakan perniagaan bulanan ialah mesyuarat tunggal paling penting dalam kebanyakan syarikat kecil yang sedang berkembang. Ia adalah satu momen setiap bulan apabila seluruh pasukan kepimpinan melihat nombor yang sama pada masa yang sama dan — secara teorinya — membuat keputusan yang akan membentuk tiga puluh hari seterusnya. Dalam amalan, kebanyakan MBR adalah upacara laporan yang rumit: seseorang membentangkan, orang lain mengangguk, semua orang pergi dengan ringkasan tetapi tanpa keputusan.
Penyelesaiannya adalah struktural. Mesyuarat yang menghasilkan keputusan perlu direka untuk menghasilkan keputusan — yang bermaksud kebanyakan laporan berlaku sebelum mesyuarat, dan mesyuarat itu sendiri hampir sepenuhnya perbincangan dan resolusi. Berikut adalah struktur yang menjadikan ini berlaku.
Peraturan pra-bacaan: tiada nombor dalam mesyuarat untuk pertama kalinya
Perubahan satu peringkat paling tinggi yang boleh anda buat kepada MBR anda ialah memerlukan semua data berkongsi sekurang-kurangnya dua puluh empat jam sebelum mesyuarat. Setiap metrik, setiap slaid, setiap carta — diedarkan terlebih dahulu. Mesyuarat itu sendiri kemudian bermula dengan andaian bahawa semua orang telah melihat nombor. Tiada pembentangan. Tiada berjalan melalui slaid. Perbincangan sahaja.
Peraturan ini terasa tidak selesa pada mulanya kerana ia mengganggu aspek prestasi MBR — CFO membentangkan pendapatan, ketua jualan membentangkan saluran paip, ketua produk membentangkan penglibatan. Prestasi itu adalah tepat apa yang menjadikan kebanyakan MBR tidak berguna. Membentangkan data memerlukan masa dan menghasilkan pendengar pasif. Membincangkan data pra-bacaan memerlukan masa yang sama dan menghasilkan pembuat keputusan yang aktif.
Mesyuarat yang menghasilkan keputusan perlu direka untuk menghasilkan keputusan. Kebanyakan laporan harus berlaku sebelum bilik berkumpul — mesyuarat itu sendiri harus hampir sepenuhnya perbincangan dan resolusi.
Agenda yang berfungsi
Bahagian "Keputusan Diperlukan" ialah bahagian paling penting
Kebanyakan MBR menghabiskan 80% masa mereka pada bahagian 1 dan 2 dan melangkau bahagian 3, 4, dan 5 apabila mereka kehabisan masa. Ini adalah betul-betul songsang. Gambaran kewangan dan semakan metrik adalah konteks — mereka memberitahu anda apa yang berlaku. Bahagian keputusan yang diperlukan adalah di mana mesyuarat mendapat tempat di kalender.
Bahagian keputusan hanya berfungsi jika ia pra-isi. Keputusan yang muncul untuk kali pertama dalam mesyuarat jarang diselesaikan dalam mesyuarat — tidak ada konteks yang dikongsi, tidak ada masa, dan orang yang tepat mungkin tidak bersedia. Perlukan sesiapa yang mahukan keputusan dibuat dalam MBR untuk menyerahkan keputusan, konteksnya, dan saranan mereka dengan pra-bacaan. Mesyuarat kemudian bergerak cepat melalui setiap satu kerana semua orang tiba dengan konteks yang cukup untuk terlibat.
Bahagian 3 adalah yang paling sering dilangkau dalam amalan, dan ia adalah tempat beberapa perbincangan bernilai tertinggi berlaku. Disiplin berkongsi satu pembelajaran sejati — bukan ringkasan, bukan kemenangan, tetapi pandangan khusus yang mengubah cara seseorang berfikir — membina otot organisasi untuk belajar daripada kegagalan serta kejayaan. Selama dua belas bulan MBR yang konsisten, rekod "apa yang kami pelajari" menjadi salah satu aset pengetahuan institusional paling berharga yang boleh dibangun oleh syarikat yang sedang berkembang.
Apa yang perlu dilakukan tentang keputusan yang tidak diselesaikan
Sesetengah keputusan lebih besar daripada sembilan puluh minit. Jika keputusan memerlukan lebih banyak analisis, lebih banyak input pemegang kepentingan, atau perbincangan lebih lama daripada had waktu membenarkan, taman ia — secara eksplisit, dengan pemilik bernama dan tarikh akhir untuk resolusi tidak segerak — dan bergerak maju. Mod kegagalan adalah terus membincangkan lampas had waktu dan membiarkan seluruh mesyuarat kehabisan masa, yang menghasilkan pengakhiran yang tergesa-gesa dan tidak memuaskan kepada bahagian 4 dan 5.
Kesediaan untuk taman keputusan dan menyelesaikannya tidak segerak adalah tanda disiplin mesyuarat, bukan keraguan. Tidak setiap keputusan tergolong dalam MBR. Sesetengahnya tergolong dalam sesi kerja khusus dengan subset orang yang tepat. MBR adalah untuk keputusan yang memerlukan keselarasan seluruh pasukan kepimpinan — bukan untuk setiap keputusan yang pasukan kepimpinan terlibat secara bersampingan.
Cara paling umum MBR merosot dari masa ke masa ialah bahagian "keputusan diperlukan" mengecut apabila pasukan menjadi lebih selesa dengan komunikasi tidak segerak dan mula menempah MBR untuk laporan. Ini adalah kematian perlahan untuk mesyuarat yang berguna. Setiap suku tahun, audit MBR anda: kira keputusan yang dibuat dalam tiga mesyuarat terakhir. Jika puratanya di bawah dua per mesyuarat, MBR telah menjadi kemas kini status dan memerlukan tetapan semula — dalam format, dalam peserta, atau dalam sama ada ia harus diteruskan sama sekali.
Dalam FabricLoop, pasukan yang didorong MBR biasanya mengekalkan nota kepimpinan bulanan berulang dalam kumpulan mereka — dokumen pra-bacaan yang menyatukan semua data sebelum mesyuarat, dan rekod berjalan keputusan yang dibuat selepas. Tugas yang dibuat dalam bahagian "keputusan diperlukan" diberikan terus dari nota, jadi pemilik dan tarikh akhir ditangkap pada saat resolusi dan bukannya dibina semula daripada ingatan selepas itu. Entri "apa yang kami pelajari" terkumpul dalam nota dari masa ke masa, membina pangkalan pengetahuan institusional yang boleh dibaca oleh ahli pasukan kepimpinan baru untuk memahami bagaimana pemikiran syarikat telah berkembang.