Zašto Kanban Radi — i Kako Znati Je Li Vaš Tim Spreman Za To

Većina timova usvaja Kanban jer je netko pročitao blog post. Pametnija pitanja je jesu li problemi koje Kanban rješava zapravo problemi koje vaš tim ima.

Postoji trenutak koji većina timova prepoznaje, obično oko vremena kad imaju više od osam ili devet osoba. Rad se obavlja — e-pošta se šalje, funkcionalnosti dolaze, kupci se upravljaju — ali nitko nema jasne slike o onome što svi ostali rade. Projekti se gomilaju. Stvari se obećaju i onda mirno zaborave. Trebate dvadeset minuta prije svakog sastanka da shvatite gdje je komad rada zapravo. Odgovor, obično, je "negdje."

To je problem koji je Kanban dizajniran da riješi. Nije problem postavljanja strategije, ili zapošljavanja pravih osoba, ili izgradnje kulture — već specifičan, mukotrpan, operativni problem znanja što vaš tim radi i što mu stoji na putu.

To je iznenađujuće skromno oruđe za nešto što je privuklo toliko pažnje. Kanban ne tvrdi da će popraviti vašu organizaciju. Samo čini rad vidljiv. I ispada da vidljivost, primjenjena dosljedno, mijenja iznenađujući broj stvari niza.

Gdje Je Kanban Doista Dolazio

Rijeka je japanska — znači "natpis" ili "oglasna ploča" — i sustav je razvila Toyota krajem 1940-ih kao način upravljanja inventarom u svojim proizvodnim postrojenjima. Ideja je bila jednostavna: umjesto proizvodnje dijelova po fiksnom rasporedu, tvornica bi ih proizvodila samo kada je nizvodno postrojenje signaliziralo da ih trebam. Fizička kartica — kanban — bi putovala natrag prema gore kao zahtjev. Ništa nije bilo proizvedeno spekulativno. Ništa se nije nepotrebno gomilalo.

Uvid koji je Toyota imao, i koji su softverski timovi kasnije pozajmili, je da većina neučinkovitosti u sustavu dolazi ne od ljudi koji rade preteškom, već od pogrešnog rada u pogrešno vrijeme. Previše stvari je započeto odjednom. Uska grla koja nitko ne primijeti sve dok je prekasno. Rad koji je sjedeo završen na jednoj mjestu dok je sljedeći korak bio preplavljeni negdje drugdje.

Razvojni programeri, posebno u tvrtkama kao što je Microsoft u ranom 2000-ima, počeli su prilagođavati te ideje za poznavanje posla. Kartice su postale zadaci. Tvorničke postaje su postale faze u toku rada. I natpis je postao ploča — fizička prvi, zatim digitalna — gdje je bilo tko na timu mogao vidjeti, na prvi pogled, što je u tijeku, što čeka, i što je gotovo.

Što Kanban Ploča Stvarno Prikazuje

Osnovana Kanban ploča ima tri stupca: Za Učiniti, U Tijeku, Gotovo. To je dovoljno za mnoge male timove i fin početak. Ali prava vrijednost se pojavljuje kada počnete prilagođavati te faze kako bi se podudarali s onime kako vaš rad stvarno teče — ne kako biste željeli da je tekao.

Tim za sadržaj mogu koristiti: Ideja, Sažetak, U Skici, U Pregledu, Zakazano, Objavljeno. Softverski tim može razbiti "U Tijeku" u odvojene stupce za razvoj, pregled koda i QA. Tim za konzultinge može pratiti Otkrivanje, Prijedlog, Aktivno, Čeka Kupca, Zatvoreno. Faze trebao odražavati prave rukovanja i pravo vrijeme čekanja — mjesta gdje se rad mijenja ruke, ili gdje sjedi dok se nešto drugoga ne dogodi.

Primijetite karticu u srednjem stupcu — izvještaj o reviziji skladišta, osam dana, označeni kao blokirani. U sustavu bez ploče, taj zadatak mogu sjediti još dva tjedna prije nego što netko shvati da se ne kreće. Netko čeka na treću stranu. Ili trebalo je odluka od upravitelja koji ne zna da su blokator. Ploča čini blokadu vidljivom. To je većina rada.

Pravilo Koje Ga Čini Radom: WIP Ograničenja

Ako postoji jedan koncept koji odvaja timove koji koriste Kanban pravilno od timova koji samo imaju ljepši popis — trebaj, to je ograničenja rada u tijeku — WIP ograničenja u kratko. Ideja je da svaki stupac ima maksimalan broj stavki koje mu je dopušteno biti tamo odjednom. Kada je stupac pun, ne možete dodati više rada dok se nešto ne premješta.

Ovo se čini kontraintuitivno. Sigurno biti mogući staviti više zadataka u tijeku znači da se više obavlja? To nije. Što se zapravo čini kada se ljudi rade na previše stvari istovremeno je da sve traje duže. Prebacivanje konteksta je skupo. Polo-završeni rad stvara koordinacijski režiji. I kada je deset stvari "u tijeku," vrlo je teško reći koji se zapravo kreće i koji su samo zapeli ali nisu označeni.

WIP ograničenje tri na vašem U Tijeku stupcu znači da kada četvrta stvar dolazi na tuđi stol, netko na timu mora napraviti odluku: koji postojeći zadatak se dovršava prvo? To prisiljava prioritizaciju. To prisiljava razgovor. I to ima tendenciju da proizvede bržu završetak pojedinačnih stavki, čak i ako je stopa početka novih stavki usporava.

Kanban U Odnosu Na Scrum: Pitanje Which Timovi Uvijek Pitaj

Ako ste proveli bilo kakvo vrijeme oko softverskih timova ili modernog operativnog razmišljanja, vjerojatno ste se susreli s Scrumom — okvirom koji organizira rad u fiksne dvotjedne sprintove, s planiranjem sesija, retrospektivama i definiranim ulogama poput Scrum Master i Product Owner. Mnogi timovi tretiraju Scrum i Kanban kao konkurentne metodologije i osjećaju se trebani odabrati. Razlika je zapravo jednostavnija od toga.

Mnogi timovi — posebno oni koji nisu čisti timovi za razvoj softvera — pronalaze Scrum ceremoniju teško i njegovu fiksnu strukturu sprintova neudobnu primjenu na tekući operativni rad. Marketing timovi, timovi za uspjeh kupca, timovi za operacije i founder koji upravljaju svime-u-jednom rijetko imaju rad koji se uredno uklapa u dvotjedne cikluse. Kontinuirani model toka Kanban im obično bolje odgovara.

To je rečeno, mnogi timovi kombiniraju oba. Koriste planiranje u stilu sprintsa za razvoj proizvoda dok pokrevaju Kanban ploču za operativni i podrški rad koji teče bez obzira na koji ste sprintovane. To je potpuno razumno hibrid.

Tri Pitanja Koja Vaša Ploča Trebala Odgovori U Trideset Sekundi

Kanban ploča je najkorisnije kada možete pogledati je i, bez razgovora s bilo kime, odgovoriti na ta tri pitanja brzo: Što tim radi pravi sad? Gdje se rad zaglavljen? Postoji li bilo šta što bi trebalo biti učinjeno što nije započeto?

Ako ne možete odgovoriti svih tri u trideset sekundi pogledavanja ploče, vjerojatno se ne održava pravilno. Najviši čest način neuspjeha je ploča gdje se zadaci stvaraju ali nikad se ne premještaju — postaje groblje dobrih namjera umjesto uživo mape stvarnog rada. Ploča koja nije sadašnja je gora od nikakvog ploče, jer stvara lažni osjećaj vidljivosti.

Disciplina potrebna za održavanje ploče je realna. Zadaci trebaju premještati se kada se rad premješta. Blokirana stavke trebala biti označena u trenutku kada stanu, ne dva tjedna kasnije. Kartice trebaju imati jasne vlasnike, i vlasnici trebati ažurirati svoje kartice. Ništa od ovoga ne zahtijeva puno vremena — dobro vodena Kanban praksa mogu potrajati pet do deset minuta po osobi po danu — ali zahtijeva doslednost. Timovi koji imaju najčešće od Kanban-a su oni koji tretiraju ploču kao izvor istine, ne kao dodatnu vježbu čuvanja zapisa.

Što Kanban Nije

Kanban nije alat strategije. Neće vam pomoći da shvatite što trebate raditi — samo vam pomažu u upravljanju onime što ste već odlučili raditi. Ako vaša organizacija ima problem prioritizacije, ili neizbježan problem mandatam, ili "počinjemo previše projekata prije završetka starih" problem utemeljen u ponašanju vodstva umjesto procesa, Kanban ploča će objaviti te probleme ali će ih riješiti.

To nije ni zamjena za dobar menadžment. Ploča ne zamjenjuje jedan-na-jedan, ili promisljena delegacija, ili jasna komunikacija o tome zašto određeni rad važan. Timovi ponekad usvajaju alate procesa nadam se da će proces obaviti relacijski i organizacijski rad koji je zapravo uloga upravitelja. To neće.

Što će učiniti je smanjiti neizvjesnosti okoline koja usporava većinu timova. Pitanja "tko radi što," "je li ovo gotovo," i "što trebam uzeti sljedeće" stvaraju ogromne količine komunikacije niske vrijednosti u organizacijama koje nemaju zajedničkog, vidljivog sustava. Kanban eliminira većinu tog buke. I za timove gdje je taj buka dominantni problem, razlika je značajna.

Kako Početi — Bez Trodnevnog Seminara

Najbolje Kanban implementacije koje sam vidio počela su malim i razvila se. Najgori su uključivali konzultanta, dvodnevi offsite i lijepo dizajniranu ploču koju je nitko nije koristio do tjedna tri.

Počnite s vašim timom kako zapravo jest, s radom koji zapravo imate. Kreirajte tri stupca: Backlog, U Tijeku, Gotovo. Provesti trideset minuta s vašim timom stavljajući svaki trenutni rad stavku na karticu. Prihvatite jedno pravilo: kada počnete nešto, dolazi na ploču. Kada se kreće, premještate karticu. Učinite ništa drugoga za dva tjedna.

Nakon dva tjedna, pogledajte ploču zajedno. Gdje su stvari nakupljene? Što je ostalo u Backlog koji su svi rekli je prioritet? Što se je pomaklo brže nego se očekuje? Što je zaglavljen i zašto? Koristite ono što promatrate za usavršavanje stupaca i dodati specifičnosti. Možda "U Tijeku" trebam podijeliti na "U Tijeku" i "Čeka na Vanjski." Možda trebam stupac nazvan "U Pregledu" jer taj korak se stalno gubi. Pustite da se ploča razvije u odgovoru na što vaš stvarni rad otkriva, ne u odgovoru na što knjiga metodologije kaže trebala bi biti.

Duža Igra: Metrike Toka

Kada sustav Kanban radi, generiše podatke koje većina timova nikad ne koristi. Vrijeme vodstva — ukupno vrijeme od kada je zadatak kreiran do kada je završen — je najvažnije. Ako je vaša prosječna vremenska vodstva za tipičan zadatak dvanaest dana, i želite da bude pet, sada imate broj da radite protiv toga i ploču koja će vam pokazati gdje su ta dodatna sedam dana.

Ciklus vremenske mjere samo aktivnog radnog razdoblja, isključujući vrijeme zaglavlja u backlog. Propusnost mjere kako mnogo stavki vaš tim dovršava po tjednu. Nijedan od tih metrika ne zahtijeva poseban softver ako ste dosljedno o bilježenju kada su kartice kreirane i kada su zatvorene. I zajedno, oni vam daju puno iskrenije sliku kapaciteta vašeg tima nego bilo koji proces planiranja temeljenog na procjeni.

Većina malih i srednje veličine timova nikad ne ide ovdje. Koriste Kanban kao alat vidljivosti — što je vrijedna sama — i ne mogu dalje. To je dobro. Ali ako se čini trebate trebati Commitment na zainteresovane osobe kad će biti gotovo, ili trebati razumijevanje zašto neki rad traje tri puta duže nego se očekuje, metrike su tamo kad ih trebate.