Implicitul în majoritatea echipelor este să convoace o întâlnire. Implicitul în echipele orientate asincron este să scrie un mesaj. Ambele implicite sunt greșite în situații diferite, și ambele se aplică fără suficientă gândire.
Întrebarea nu este „ar trebui să fim asincron?" sau „ar trebui să ne întâlnim mai des?" Este: ce necesită această situație specifică de fapt? Unele lucruri necesită cu adevărat conversație în timp real. Multe nu necesită. A face asta bine este una dintre cele mai importante obiceiuri pe care le poate construi o echipă.
Înainte de a programa o întâlnire sau de a trimite un mesaj Slack, parcurge această secvență:
Comunicarea asincronă funcționează cel mai bine când informația este unidirecțională sau când schimbul de replici poate avea loc cu pauze rezonabile între răspunsuri. Actualizări de stare, decizii care au fost deja luate și trebuie comunicate, cereri de feedback asupra unui document scris, aprobări obișnuite — toate acestea funcționează bine asincron.
Avantajul mare al comunicării asincrone este că respectă munca profundă. Un mesaj care sosește la 2pm poate fi răspuns la 4pm. O întâlnire programată la 2pm costă după-amiaza concentrată a tuturor indiferent ce erau în mijlocul. Pentru echipele care fac muncă creativă sau analitică complexă, protejarea blocurilor de timp neîntrerupt este în valoare unei mici întârzieri în timp de răspuns.
Comunicarea asincronă creează și o înregistrare scrisă. O decizie documentată într-un fir este găsibilă în trei luni. O decizie luată într-o întâlnire și nu notată este efectiv pierdută în momentul în care apelul se termină.
Conversația în timp real gestionează ambiguitatea și complexitatea emoțională mai bine decât textul. Când mizele sunt mari, când relația este delicată, când informația este cu adevărat incertă și necesită oameni gândind împreună în timp real — acestea sunt situațiile în care întâlnirile justifică costul.
Brainstormingul beneficiază de energia unei camere în direct (sau apel), unde o idee jumătate formată a unei persoane declanșează a alteia. Feedback dificil este mai bine livrat în direct, unde tonul și expresia poartă la fel de mult înțeles ca și cuvintele. O negociere cu un client sau o conversație grea cu un membru al echipei — acestea ar trebui aproape întotdeauna să se întâmple sincron.
Cel mai rău rezultat este alegerea niciunui mod curat — scrierea unui mesaj atât de lung încât necesită o întâlnire pentru a-l clarifica, sau ținerea unei întâlniri care nu produce înregistrare scrisă și lasă jumătate din participanți nesiguri ce a fost decis. Alege modul și angajează-te. Dacă mergi asincron, scrie-o suficient de clar încât o întâlnire nu e necesară. Dacă mergi sincron, scrie rezultatul imediat după.