Cách viết cold email để nhận được phản hồi
Hầu hết cold email thất bại vì bốn lý do giống nhau. Sửa chúng và tỷ lệ phản hồi của bạn sẽ cải thiện đáng kể — không có thủ thuật, không có mẫu, chỉ là nền tảng tốt hơn.
Một cold email tốt là một trong những kỹ năng kinh doanh bị đánh giá thấp nhất hiện nay. Làm tốt, nó có thể mở ra những cánh cửa mà quảng cáo không thể chạm tới — tiếp cận trực tiếp với đúng người bạn cần gặp, trước khi họ biết họ cần bạn. Làm không tốt, nó lãng phí thời gian của mọi người và âm thầm làm tổn hại danh tiếng của bạn với những người có nhiều khả năng trở thành khách hàng nhất.
Sự khác biệt giữa cold email nhận được phản hồi và cold email bị xóa không phải là tiêu đề thần kỳ hay thủ thuật thông minh. Đó là liệu người nhận có cảm thấy, trong chưa đến mười giây đọc, rằng email được viết riêng cho họ bởi một người ít nhất đã bỏ công tìm hiểu hay không. Mọi nguyên tắc của cold email hiệu quả đều xuất phát từ điều đó.
Người nhận quyết định có đọc email của bạn không trong khoảng ba giây. Dòng tiêu đề giành được lượt mở. Câu đầu tiên giành được câu tiếp theo. Mọi thứ còn lại chỉ là không để mất họ.
Cấu trúc của một cold email hiệu quả
Vấn đề cá nhân hóa
Mọi người đều biết cold email nên được cá nhân hóa. Rất ít người làm tốt điều này. Cách tiếp cận điển hình là cá nhân hóa mail-merge: chèn tên và tên công ty của người nhận vào một mẫu. Đây không phải cá nhân hóa — đó là vẻ ngoài của sự cá nhân hóa, và hầu hết người nhận nhận ra ngay lập tức.
Cá nhân hóa thực sự có nghĩa là đề cập điều gì đó cụ thể về người nhận đòi hỏi nghiên cứu thực sự. Một sản phẩm ra mắt gần đây. Một bài viết họ đã viết. Một bình luận họ đưa ra trong diễn đàn hoặc podcast. Một xu hướng tuyển dụng hiển thị trên LinkedIn của họ. Điều gì đó chỉ có thể được viết cho người này chứ không phải người tiếp theo trong danh sách của bạn. Chỉ cần một chi tiết thực sự cụ thể trong dòng mở đầu đã biến đổi cảm giác của toàn bộ email.
Hệ quả thực tế: bạn không thể cá nhân hóa theo quy mô mà không giảm chất lượng. Lựa chọn là giữa gửi 200 email chung chung với tỷ lệ phản hồi 1%, hoặc gửi 20 email được cá nhân hóa với tỷ lệ phản hồi 15%. Đối với hầu hết các doanh nghiệp — đặc biệt là B2B với giá trị giao dịch cao — 20 email được cá nhân hóa sẽ tạo ra kết quả kinh doanh tốt hơn, mặc dù khối lượng nhỏ hơn mười lần.
Hầu hết các phản hồi với cold email đến từ email follow-up, không phải email đầu tiên. Chỉ cần một email follow-up lịch sự ba đến năm ngày sau email đầu tiên — nói rõ bạn đang nhắc lại, trình bày lại đề nghị ngắn gọn và giúp dễ dàng từ chối — có thể tăng gấp đôi tỷ lệ phản hồi. Email follow-up hiệu quả thì ngắn gọn ("Tôi nhắn lại về email hôm thứ Ba — vẫn sẵn lòng chia sẻ những gì chúng tôi phát hiện nếu hữu ích, nhưng không áp lực gì cả") và không gây cảm giác tội lỗi hoặc leo thang. Một email follow-up. Không phải năm.
Cần làm gì trước khi viết một chữ nào
Công việc quan trọng nhất trong cold email xảy ra trước khi bạn viết bất cứ điều gì. Cụ thể: bạn đang gửi email cho ai và tại sao điều này liên quan đến họ ngay bây giờ? "Ngay bây giờ" là quan trọng. Một email về việc giảm chi phí tuyển dụng được đón nhận rất khác khi người nhận vừa đăng ba vị trí tuyển dụng mới so với khi đội ngũ của họ đã ổn định suốt một năm. Sự phù hợp về thời điểm — kết nối hoạt động tiếp cận của bạn với điều gì đó đang xảy ra trong doanh nghiệp hoặc ngành của họ — cải thiện đáng kể tỷ lệ phản hồi.
Nguồn tín hiệu về thời điểm: tin tuyển dụng (gợi ý tăng trưởng, điểm đau mới, chuyển động ngân sách), thông cáo báo chí và thông báo gây quỹ, ra mắt sản phẩm, thay đổi lãnh đạo và tin tức ngành ảnh hưởng đến lĩnh vực của họ. Thậm chí điều gì đó đơn giản như "Tôi thấy bạn đang tuyển giám đốc marketing — điều đó thường có nghĩa là sản xuất nội dung đang được đẩy mạnh" tạo ra một lý do liên quan mà một email chung chung không thể sánh bằng.
Cold email lý tưởng có từ 75 đến 125 từ. Mỗi câu vượt quá đó là câu người nhận có thể không đọc đến. Nếu bạn thấy mình cần hơn 150 từ để trình bày luận điểm, vấn đề hầu như không bao giờ là bạn cần thêm từ — đó là đề nghị không đủ cụ thể hoặc khung liên quan không đủ rõ ràng. Hãy làm gọn ý tưởng, chứ không phải câu chữ.
Cold outreach ở bất kỳ quy mô đáng kể nào nhanh chóng trở thành vấn đề theo dõi. Ai đã được liên hệ, khi nào, điều gì đã nói, họ có trả lời không và kế hoạch follow-up là gì. Trong FabricLoop, các nhóm bán hàng và phát triển kinh doanh quản lý tiếp cận trên bảng Kanban — mỗi khách hàng tiềm năng là một thẻ, di chuyển từ Nghiên cứu qua Đã gửi, Đã theo dõi, Đã trả lời và Đã đặt cuộc họp. Ghi chú trên mỗi thẻ ghi lại nghiên cứu cá nhân hóa và lịch sử cuộc trò chuyện. Không có gì bị mất và việc theo dõi xảy ra đúng giờ thay vì khi bạn tình cờ nhớ ra.