Στις περισσότερες ομάδες προϊόντος, το backlog είναι ο τόπος όπου πεθαίνει το επείγον. Καθετί που μπαίνει εκεί ήταν επείγον όταν προστέθηκε — ένα παράπονο πελάτη, ένα αίτημα από τις πωλήσεις, μια λειτουργία του ανταγωνισμού, μια εσωτερική ιδέα. Έξι μήνες αργότερα, όλα είναι ακόμα εκεί, όλα ακόμα φαίνονται επείγοντα και κανείς δεν ξέρει ακριβώς τι να κάνει πρώτο.
Το πρόβλημα δεν είναι η έλλειψη εργαλείων. Υπάρχουν δεκάδες πλαίσια προτεραιοποίησης: RICE, MoSCoW, Kano, ICE, σταθμισμένη βαθμολόγηση. Το πρόβλημα είναι ότι τα περισσότερα πλαίσια απαιτούν ένα είδος ψευδούς ακρίβειας — απόδοση αριθμών σε άγνωστα — που τα κάνει να φαίνονται αυστηρά ενώ στην ουσία απλώς «ξεπλένουν» το ένστικτο μέσα από ένα υπολογιστικό φύλλο.
Αυτό που πραγματικά λειτουργεί είναι απλούστερο: δύο διαστάσεις, αξιολογημένες ειλικρινά, και η πειθαρχία να ενεργήσετε με βάση το αποτέλεσμα.
Η προτεραιοποίηση ανάγεται σε δύο ερωτήματα. Πρώτον: πόσο βελτιώνει αυτό το αποτέλεσμα που μας ενδιαφέρει; (Αντίκτυπος.) Δεύτερον: πόσο θα μας κοστίσει να το παραδώσουμε; (Προσπάθεια.) Όλα τα υπόλοιπα είναι είτε εκλέπτυνση αυτών των δύο είτε περισπασμός από αυτά.
Η βεβαιότητα (confidence) προστίθεται μερικές φορές ως τρίτη διάσταση — «πόσο σίγουροι είμαστε για τον αντίκτυπο;» — και αξίζει να την έχετε κατά νου. Στην πράξη όμως, οι περισσότερες ομάδες ξέρουν πότε μαντεύουν. Η πειθαρχία είναι να επισημαίνετε ειλικρινά την εικασία, όχι να τη βαθμολογείτε σε κλίμακα 1–5 και να την προσθέτετε σε έναν τύπο.
Το δύσκολο δεν είναι να καταλάβετε το πλέγμα — είναι να είστε ειλικρινείς όταν το συμπληρώνετε. Κάθε ομάδα έχει λειτουργίες που θέλει να χτίσει και ανήκουν στα «Χρονοφάγα», αλλά ξαναταξινομούνται συνεχώς ως «Μεγάλα στοιχήματα». Το πλαίσιο λειτουργεί μόνο αν η ομάδα μπορεί να είναι ειλικρινής για τον αντίκτυπο.
Ο αντίκτυπος είναι η διάσταση που οι ομάδες δυσκολεύονται περισσότερο να αξιολογήσουν, επειδή συχνά απαιτεί πρόβλεψη του μέλλοντος. Ο πειρασμός είναι να τον βαθμολογήσετε αριθμητικά και να νιώσετε επιστημονικά. Μια καλύτερη προσέγγιση είναι ποιοτική αλλά δομημένη.
Θέστε τρία ερωτήματα για κάθε λειτουργία που εξετάζετε:
Οι ομάδες υποεκτιμούν συστηματικά την προσπάθεια. Αυτό είναι καλά τεκμηριωμένο — σχετίζεται με το σφάλμα του σχεδιασμού (planning fallacy) και την προκατάληψη του αισιοδοξισμού — και είναι ιδιαίτερα έντονο σε λειτουργίες που αγγίζουν πολλά συστήματα, απαιτούν συντονισμό ανάμεσα σε ομάδες ή αφορούν δυνατότητες που η ομάδα δεν έχει ξαναχτίσει.
Δύο πρακτικές βοηθούν. Πρώτον, ρωτήστε πάντα τη μηχανική ομάδα (engineering) πριν βαθμολογήσετε την προσπάθεια, όχι μετά. Οι PM που βαθμολογούν μονομερώς την προσπάθεια σχεδόν πάντα την υποεκτιμούν. Δεύτερον, χρησιμοποιήστε την έννοια των «άγνωστων αγνώστων» ως ρητό πολλαπλασιαστή προσπάθειας. Κάθε λειτουργία που αγγίζει μια νέα περιοχή του κώδικα, ένα API τρίτου ή μια ροή χρήστη που δεν έχει δοκιμαστεί πρόσφατα αξίζει βαθμολογία προσπάθειας 1,5 φορά υψηλότερη από όση υποδεικνύει η προφανής δουλειά.
Το μεγαλύτερο μέρος του επείγοντος σε ένα backlog προϊόντος δεν είναι πραγματική επείγουσα ανάγκη — είναι προσφατότητα. Ένας πελάτης παραπονέθηκε την περασμένη εβδομάδα, οπότε το αίτημά του φαίνεται πιεστικό. Ένας ανταγωνιστής κυκλοφόρησε κάτι τον περασμένο μήνα, οπότε το να τον φτάσουμε φαίνεται κρίσιμο. Η προσφατότητα όμως δεν ισοδυναμεί με σημασία, και η αντίδραση στην προσφατότητα είναι ένας από τους πιο σίγουρους τρόπους να αφήσετε να ξεφύγει η πραγματικά σημαντική δουλειά.
Ένα πρακτικό τεστ: ρωτήστε τον εαυτό σας αν θα θεωρούσατε ακόμη επείγον αυτό το θέμα, αν το είχατε μάθει πριν από έξι μήνες αντί για την περασμένη εβδομάδα. Αν η απάντηση είναι όχι, πρόκειται για προκατάληψη προσφατότητας και όχι για στρατηγική προτεραιότητα. Καταγράψτε το, αξιολογήστε το ψύχραιμα μέσα στο πλέγμα και αντισταθείτε στον πειρασμό να το προωθήσετε με fast-track μόνο επειδή είναι φρέσκο.
Το πλέγμα δεν δίνει πάντα καθαρή απάντηση. Δύο στοιχεία καταλήγουν στο ίδιο τεταρτημόριο με παρόμοιες βαθμολογίες και εσείς πρέπει ακόμη να διαλέξετε ένα. Σε αυτές τις περιπτώσεις, χρήσιμα είναι δύο κριτήρια ισοπαλίας: η στρατηγική ευθυγράμμιση (ποιο σας πλησιάζει περισσότερο σε όπου θέλετε να βρίσκεστε σε 18 μήνες;) και η αναστρεψιμότητα (ποιο είναι πιο δύσκολο να αναιρεθεί αν αποδειχθεί λάθος;). Προτιμήστε το στοιχείο που είναι πιο στρατηγικά ευθυγραμμισμένο και πιο αναστρέψιμο.